Auszug - Raumbedarfskonzept Amtsverwaltung - Beratung über Lösungsansätze, Mietvertrag  

Herr Kaack teilt mit, dass ihm keine Beschlussvorlage zu diesem Tagesordnungspunkt zugegangen sei.

Herr Tietgen erläutert den Sachverhalt. Aus der letzten Bauausschusssitzung hat die Verwaltung mehrere Prüfaufträge erhalten. Zum Zeitpunkt der Oktobersitzung gab es noch keine Informationen von der Wankendorfer Baugenossenschaft zur Anmietung von Räumen der ehem. VR-Bank. Der Kontakt wurde etwas später durch den Bürgermeister vermittelt.

Daher stellt Herr Tietgen diese Variante als erstes vor.

Um die Räume von der Verwaltung nutzen zu können, ist ein Umbau in mehrere Büros erforderlich. Damit ein Durchgang von dem Bürgerservice zu den Räumen der ehem. VR-Bank geschafft werden kann, wäre der Keller teilweise zu verfüllen und im Bereich des 2. Fluchtweges eine neue Treppe zum Keller zu schaffen. Vorteil wäre, dass eine Vielzahl der Abteilungen mit zahlreichem Besucherverkehr barrierefrei im Erdgeschoss untergebracht wäre.

Im Bestandgebäude wären Umstrukturierungen vorzunehmen, um das Flächendefizit zu reduzieren.

Herr Tietgen informiert, dass ihm bis heute kein Mietangebot für die ehem. Räume der VR-Bank vorliegt.

Im Falle einer Anmietung würde die Wankendorfer der Amtsverwaltung die Räume nach den Erfordernissen umgebaut überlassen.

Auf Nachfrage von Frau Dr. Klüver teilt Frau Eglinski mit, dass für den zurzeit angemieteten Bereich des Einwohnermeldeamtes, inkl. Kellergeschoss eine Mietzahlung in Höhe von zwischen 22.500 Euro und 25.000 Euro / Jahr, abhängig von den Betriebskosten, anfällt.

Herr Siebke stellt diese Variante in Frage, weil sie nicht die ideale Lösung sei.

Gem. Beschlussvorlage ergäbe sich trotzdem ein Flächendefizit von ca. 50 m².

Auf die Nachfrage von Frau Kruck wird mitgeteilt, dass das Flächendefizit drei Büros ergäbe, die der Verwaltung fehlen würden.

Auf die Frage von Herrn Hagemann, ob die Halbtagskräfte berücksichtigt wurden, teilt Herr Tietgen mit, dass diesen Mitarbeitern als auch denen, die Homeoffice machen, trotzdem ein Arbeitsplatz vorzuhalten ist.

Es wird die Anmerkung von Herrn Kaack zur Kenntnis genommen, dass er bei der letzten Personalentscheidung nur unter der Bedingung zugestimmt habe, dass sich zwei Mitarbeiter einen Arbeitsplatz teilen sollten.

Herr Tietgen geht kurz auf die Umstrukturierungen im Bestandsgebäude ein, wenn diese Variante Zustimmung finden sollte.

Im Bereich des Erdgeschosses, zurzeit noch als Postfächer und Ordnungsamtsbüros genutzt, ist unter anderem ein Arbeitsplatz für den Empfang/Auskunfts- und Ausgabestelle und ein Arbeitsplatz für Bürgermeister geplant, an dem diese z. B. die Eingangspost ungestört durchsehen könnten.

Herr Moll bemängelt, dass weder eine Kostenschätzung für den Umbau der ehem. VR-Bank, noch für den Umbau im Bestandsgebäude, insbesondere für die Elektroarbeiten im Erdgeschoss, vorliegen. Daraufhin teilt Herr Bickel mit, dass die Kosten für den Umbau im Bestandsgebäude auf ca. 25.000 Euro geschätzt werden.

Nicht abschließend geklärt werden kann, ob das Panoramazimmer künftig als Trauzimmer umgenutzt werden dürfte.

Als nächstes stellt Herr Tietgen die Varante der sogenannten „Insellösung“ vor. Dabei wäre es möglich, in den Räumen der ehem. VR-Bank sechs Büros in Leichtbauweise für die Finanzabteilung herzustellen.

Diese Variante hält Herr Tietgen nur für einen begrenzten Zeitraum von max. fünf Jahren möglich, bis eine dauerhafte Lösung getroffen ist. Weil insbesondere die Abteilungen keine direkte Anbindung mehr zum Verwaltungsgebäude hätten.

Herr Wundram schlägt vor, zumindest für die beiden Mitarbeiter, die für die Maßnahmen aus dem Städtebauförderprogramm zuständig sind, Arbeitsplätze in Bornhöved anzubieten.

Frau Dr. Klüver hält es für sinnvoll, wenn die Verwaltung an einem Ort ansässig ist.

Auf die Nachfrage von Herrn Moll, ob es einen Vertrag zum Standort der Verwaltung gibt, teilt Herr Tietgen mit, dass das Innenministerium im Rahmen der Verwaltungsfusion festgetlegt hat, dass der künftige Sitz der Amtsverwaltung in Trappenkamp ist.

Eine langfristige Lösung wäre es, ein neues Verwaltungsgebäude herzustellen.

Die Kostenschätzungen für den Neubau des Amtsgebäudes in Schenefeld und die vom Architekt K. F. aus T. sind vergleichbar und betragen beide ca. 7. Mio. Euro inkl. Nebenkosten.

Die Amtsverwaltung hat ein Gespräch mit der Investitionsbank geführt, um die Finanzierung eines Neubaus zu klären. Eine öffentlich-private Partnerschaft (öPP) wird nicht in Frage kommen, weil der Investor das Gebäude möglichst 20 bis 30 Jahre betreiben muss. Die Betreibung eines Amtsgebäudes ist demnach nicht geeignet. Von einer Beauftragung eines Gutachtens zur öPP, die ca. 15.000 Euro kostet, wird abgeraten.

Wenn die Kommune selbst finanzieren würde, gebe es mehrere Finanzierungsmöglichkeiten, die durch Frau Eglinski und Herrn Tietgen erläutert werden.

Herr Krille merkt an, dass die Erhöhung der Amtsumlage für Trappenkamp eine enorme Mehrbelastung für die nächsten dreißig Jahre habe.

Dabei bleiben die Folgekosten für das Bestandsgebäude ungeklärt, ebenso auch eine evtl. Nachnutzung. Als Wohnanlage kann das Gebäude vom Amt nicht betrieben werden.

Eine Veräußerung wäre denkbar, hierbei ist aber ungeklärt, ob Fördergelder zurückzuzahlen wären.

Die letzten Varianten aus der Beschlussvorlage beziehen sich auf eine Erweiterung und auf eine Aufstockung des Bestandsgebäudes.

Die Überlegung, den Bürgersaal im Erdgeschoss komplett zurückzubauen, statisch für die Erweiterung zu ertüchtigen und das Bestandsgebäude der Verwaltung mit einem 3-geschossigen Anbau zu erweitern, wurde beretis in 2007 angedacht. Mit diesem langfristigen Lösungsvorschlag hätte die Verwaltung einen Flächenzugewinn von 775 m² und die bestehende Mietbelastung für den Bereich des Einwohnermeldebereiches würde entfallen. Die Kosten für diese Variante werden auf rd. 3. Mio. Euro geschätzt, ohne Erwerbskosten für den Gebäudeteil, der sich im Gemeindeeigentum befindet.

Gem. Architektenvertrag ist der Architekt K. F. aus T. bei einem Umbau des Amtsgebäudes anzuhören.

Die letzte Variante, Aufstockung des Verwaltungsgebäudes, ist mit unverhältnismäßigen Kosten verbunden. Aus diesem Grund wurde die Aufstockungsvariante nicht weiter geprüft.

Die Ausschussmitglieder bitten die Verwaltung, einen Kommunalberater der Investitionsbank zur nächsten Amtsausschusssitzung einzuladen.

Die Ausschussmitglieder sind sich einig, dass eine Entscheidung bzw. ein Empfehlungsbeschluss schnellsmöglich getroffen werden muss.

Der Vorsitzende stellt den Antrag, über die Variante 1b sogenannte „Insellösung“ als vorübergehende Lösung abzustimmen, unter der Voraussetzung, dass der Mietpreis für die ehem. Räume der VR-Bank und die Umbaukosten zur nächsten Sitzung des Amtsausschusses fest stehen.

Abstimmungsergebnis dafür:     5 dagegen:   0 Stimmenthaltung:   0