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Vorlage - VO/2019/067/01Amt  

Betreff: Raumbedarfskonzept Amtsverwaltung - Beratung über Lösungsansätze, Mietvertrag
Status:öffentlichVorlage-Art:Vorlage
Verfasser:Georg Bickel
Federführend:21-1 Bauen und Planen Bearbeiter/-in: Frank, Jenni
Beratungsfolge:
Amtsausschuss des Amtes Bornhöved Entscheidung
20.03.2019 
Sitzung des Amtsausschusses des Amtes Bornhöved an Verwaltung zurück verwiesen   
Bauausschuss des Amtes Bornhöved Vorberatung
26.02.2019 
Sitzung des Bauausschusses des Amtes Bornhöved geändert beschlossen   
Finanzausschuss des Amtes Bornhöved Vorberatung
12.03.2019 
Sitzung des Finanzausschusses des Amtes Bornhöved (offen)   

Sachverhalt
Finanzielle Auswirkungen
Beschlussvorschlag
Anlage/n

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

 

Sachverhalt:

 

 

In der Sitzung des Bauausschusses am 29.10.2018 wurden die Ausschussmitglieder durch die Amtsverwaltung darüber informiert, dass die interne Raumbedarfsermittlung gem. Anforderungen der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) ein Flächendefizit von ca. 200 m² ergab.

 

Die Beratung im Ausschuss führte sodann zu folgenden Aufträgen an die Verwaltung:

 

  1. Prüfung einer zusätzlichen Raumanmietung von der Wankendorfer Wohnungsbaugenossenschaft (dazu ist anzumerken, dass zum Zeitpunkt der Oktobersitzung die Anfrage bei der Wankendorfer kein Ergebnis erbracht hat,

die Anmietoption der ehem. VR-Bank wurde erst vor kurzem aktuell),

 

  1. Erstellung einer Kostenschätzung für einen Verwaltungsneubau und Prüfung des Standortes,

 

  1. Erstellung einer Kostenschätzung für eine Gebäudeerweiterung und / oder einer Aufstockung des bestehenden Gebäudes.

 

Die Ergebnisse sollten als weitere Diskussionsgrundlage in den Beratungen der Fachausschüsse dienen.

 

Es wurden folgende Varianten geprüft:

 

 

 

I

Variante 1 a Aufwändiger Umbau in den Mieträumen der ehem. VR-Bank, als dauerhafte Lösung

 

Die hierfür erforderlichen Umbaumaßnahmen sind mit der Wankendorfer Wohnungsbaugesellschaft abzustimmen.

 

Im Wesentlichen handelt es sich um folgende bauliche Veränderungen:

 

Herstellung eines neuen Kellerabganges im Bereich des 2. Fluchtweges, der dann über das Treppenhaus erfolgen wird.

 

Die jetzige Kellertreppe würde als Flurdurchgang zu den neuen Räumen umgebaut werden.

 

Die Büroräume werden in Trockenbauweise hergestellt, wie in der Grundrisszeichnung dargestellt.

 

Vorteil dieser Variante ist, die Abteilungen mit zahlreichem Besucherverkehr, insbesondere Einwohnermelde-, Ordnungs- und Sozialamt, aber auch Standes- und Wohngeldamt in einem Gebäudeteil mit großen Wartebereichen unterzubringen.

 

Die erste interne Prüfung des Bauamtes hat ergeben, dass die Anforderungen an die Brandschutzrichtlinien erfüllt werden, da jeweils der zweite Rettungsweg bei allen dankbaren Szenarien gegeben ist. Die endgültige Brandschutzprüfung wäre im Rahmen der Prüfung zum Bauantrag der Nutzungsänderung im bauaufsichtlichen Verfahren zu veranlassen.

 

Trotzdem sind Umstrukturierungen innerhalb des bestehenden Gebäudes, u. a. in Bereichen des Bürgerservices, der Kanzlei, Bauamtes und Trauzimmer notwendig, um das Flächendefizit zu minimieren (s. Grundrissplan Dachgeschoss).

 

Durch die zusätzliche Raumanmietung ergäbe sich zwar ein Raumzugewinn von ca. 90 m² und durch die Umbauarbeiten weitere 60 m², jedoch wäre nach wie vor ein Raumdefizit von 50 m² gegeben.

 

(Grundrissplan Dachgeschoss – denkbare Umstrukturierung)

 

 

Umbaukosten Dachgeschoss:

 

Die Kosten für den Rückbau im Sozialraum sowie die Kosten für bauliche Unterhaltungen

infolge Büroumzüge betragen ca. 5.000 Euro.

 

 

(Grundrissplan Erdgeschoss – denkbare Umbaumöglichkeiten)

 

 

 

Umbaukosten Erdgeschoss:

Für die Herstellung eines Durchbruchs einschl. erforderliche Statik sowie den in der Zeichnung dargestellten Hinweisen ist mit Kosten i.H. v. 15.000 Euro zu rechnen.

Somit ergeben sich Umbaukosten gem. Variante 1 a (ohne Umbaukosten in den angemieteten Räumen) in Höhe von 20.000 Euro.

Die Kosten für die Beschaffung von Büromöbeln sind nicht berücksichtigt.

 

 

 

Variante 1 b  Die sog. Insellösung als vorübergehende Lösung

 

 

Bei dieser Variante könnte die komplette Finanzabteilung in die Räumlichkeiten der ehem. VR-Bank untergebracht werden, allerdings ohne direkte Verbindung zum Verwaltungsgebäude.

 

Diese Variante ist daher nur vorübergehend, nicht länger als für fünf Jahre zu empfehlen, bis eine andere langfristige Lösung, wie z. B. der Erweiterung bzw. Neubau, feststeht.

 

 

Aussagen zur Laufzeit des Mietvertrages mit der Wankendorfer Baugenossenschaft und zur Höhe der Miete

 

Die Varianten 1 a/b sehen eine Anmietung und Umbau der ehemaligen Räume der VR-Bank vor. Gespräche darüber sind bereits mit Vertretern der Volksbank geführt worden. Der Umbau würde durch die Wankendorfer Baugenossenschaft nach den Vorgaben des Amtes durchgeführt und über die Miete umgelegt werden. Zum Zeitpunkt der Erstellung der Beschlussvorlage lag ein Angebot der Wankendorfer Baugenossenschaft noch nicht vor.

 

 

Hinweis: Die Lagepläne für die Darstellung der beiden Varianten sind dieser Beschlussvorlage zur besseren Lesbarkeit auch noch einmal als Anlage im Format DIN A 4 beigefügt.

 

 

 

 

II.

 

Variante 2   Langristige Lösung - Verwaltungsneubau

 

Das beauftragte Architektenbüro F. aus T. hat aus vergleichbaren Projekten die Kosten für einen Neubau des Verwaltungsgebäudes in Höhe von 6.000.000 € inkl. Anlegung von Außenanlagen, aber ohne Erschließungs- und Grunderwerbskosten ermittelt.

Dabei wurde ein Hauptnutzungsflächenbedarf von 1.500 m² zugrunde gelegt.

 

Diese Schätzung ist mit den uns bekannten Kosten für einen Neubau in Schenefeld vergleichbar und als realistisch zu bewerten (s. beigefügte Machbarkeitsstudie).

 

Die Amtsverwaltung wurde beauftragt, auch zu einem möglichen Standort der Amtsverwaltung Stellung zu nehmen. Zur dieser Aufgabenstellung ist der Hinweis zu geben, dass das Innenministerium im Rahmen der Verwaltungsfusion im Jahr 2007 nach Anhörung der Beteiligten entschieden hat, dass Trappenkamp als Sitz der Amtsverwaltung festgelegt wird.

 

Zur Klärung der Finanzierung eines Verwaltungsneubaus wurde ein Gespräch mit der Investitonsbank geführt. Neben der klassischen Darlehensfinanzierung ist auch eine Beschaffung über eine öffentlich-private Partnerschaften (öPP) zur Bereitstellung der Infrastruktur denkbar. Sofern sich das Amt für eine öPP entscheiden möchte, sind in einer 1. Phase zunächst in einem Eignungstest/Gutachten zunächst die Effizienz dieses Modells durch eine Bedarfsfeststellung, einer Maßnahmenwirtschaftlichkeitsuntersuchung sowie der Finanzierbarkeit zu prüfen. Über die Höhe Kosten für das Gutachten lagen zum Zeitpunkt der Erstellung der Beschlussvorlage noch keine Informationen vor.

 

III

 

Variante 3 a Erweiterung des bestehenden Amtsgebäudes

 

Hier ist die Idee entstanden, den Bürgersaal im Erdgeschoss komplett zurückzubauen, statisch für die Erweiterung zu ertüchtigen und das bestehende Gebäude der Verwaltung mit einem 3-geschossigen Anbau zu erweitern. Die Fußwegbreite zwischen dem Verwaltungsanbau und des Sparkassengebäudes bliebe unverändert.

 

 

 

Für eine Kostenschätzung wurden zugrunde gelegt:

 

Flächenzugewinn: 775 m² mit 2.800 Euro /m² ergibt Brutto:          2.170.000 Euro

 

Hieraus resultieren anrechenbare Kosten für die Ermittlung Ing. Honorar

-          Architektenhonorar mit anrechenbaren Kosten Netto 1.823.000 €

ergibt ein Honorar Brutto:                 286.000 Euro

-          Ing. Honorar Statik mit anrechenbaren Kosten Netto: 1.200.000 Euro

ergibt ein Honorar Brutto:                130.000 Euro

-          Ing. Honorar Gebäudeausrüstung Technik mit anrechenbaren Kosten

von netto 600.000 Euro, ergibt ein Honorar brutto:             160.000 Euro

 

 

Somit entstehen Gesamtbaukosten i.H.v.           2.746.000 Euro

 

Mit dieser langfristigen Lösung wäre eine Anmietung von Räumlichkeiten der ehem. VR-Bank als auch der Räumlichkeiten des jetzigen Einwohnermelde- und Schulamtes nicht mehr nötig.

 

Ein weiterer Vorteil der Variante 3 a wäre die vollständige Unterbringung der Amtsverwaltung in einem Gebäude. Die Umzugskosten innerhalb der bestehenden Amtsverwaltung (Rückbau Sozialraum ect.) wurden hierbei nicht berücksichtigt.

 

Sofern diese Variante favorisiert wird, empfiehlt die Verwaltung, die Durchführung von Wärmeschutzmaßnahmen im bestehenden Gebäude im Rahmen der Erweiterungs-maßnahme durchzuführen, da die Hitzebelastung im Ober- und Dachgeschoss immer noch gegeben ist (siehe dazu eine gesonderte Beschlussvorlage Nr. VO/2018/179/01Amt). 

 

Zur Durchführung dieser Variante ist eine Abstimmung mit der Gemeinde Trappenkamp erforderlich. Aufgrund vertraglicher Vereinbarung in einem Architektenvertrag aus dem Jahr 1984/85 ist bei einem Umbau des Amtsgebäudes auch der Architekt F. aus T. anzuhören.   

 

 

Bei einem Umbau des Verwaltungsgebäudes kommt in der Regel keine Beschaffung über eine öPP in Frage. Eine Darlehensfinanzierung wäre hier die klassische Finanzierungsform.

 

 

 

Variante 3 b  Aufstockung des Verwaltungsgebäudes

 

Eine Geschosserweiterung ist nur mit unverhältnissmäßigen hohen Kosten verbunden. Darüberhinaus wäre der laufende Betrieb erheblich gestört. Für die Zeit der Bauphase müsste eine Ausweichmöglichkeit überlegt werden (aufwendige Containerlösung mit Bereitstellung der technischen Infrastruktur).

 

Davon abgesehen ist eine Aufstockung nach den Festsetzungen des Bebauungsplanes nicht zulässig und würde eine Änderung des Bebauungsplanes voraussetzen. 

 

Aus diesen Gründen wurde diese Variante nicht weiter geprüft. 

 

 

 

 

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Finanzielle Auswirkungen:

s. Sachverhalt.

 

 

 

 

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Beschlussvorschlag:

 

Die Ausschussmitglieder mögen über die Varianten beraten und einen Beschlussvorschlag für den Amtsausschuss fassen.

 

 

 

 

 

 

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Anlage/n:

Kostenschätzung Architektenbüro F. aus T.

Kostenschätzung - Machbarkeitsstudie Neubau Vergleichsprojekt

Lage- Ansichtspläne und Grundrisse Vergleichsprojekt

 

 

 

 

 

Anlagen:  
  Nr. Name    
Anlage 4 4 Lagepläne Varianten (1514 KB)      
Stammbaum:
VO/2019/067/01Amt   Raumbedarfskonzept Amtsverwaltung - Beratung über Lösungsansätze, Mietvertrag   21-1 Bauen und Planen   Vorlage
    Leitende/r Verwaltungsbeamte/r   Vorlage
Kontakt & Öffnungszeiten
 

Amt Bornhöved
Am Markt 3
24610 Trappenkamp

 

  04323 90770
  04323 907727
 

 

Mo. 13.30 - 17.30 Uhr
Mi., Do. und Fr. 08.30 - 12.00 Uhr

 

Weitere Termine sind nach telefonischer Vereinbarung möglich.

 


Sonderöffnungszeiten für Eheschließungen
 
Eheschließungen sind an folgenden Tagen möglich:
Mo. bis Fr.  09.00 – 12.00 Uhr

Mo. bis Do. 14.00 – 16.30 Uhr
 
Termine für Eheschließungen können im Standesamt vereinbart werden.

 
 
Veranstaltungen
 
 
 
Vermietung Räume Bürgerhaus der Gemeinde Trappenkamp
 

Vermietung Räume

 
 
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