Vorlage - VO/2020/041/01Amt  

Sachverhalt:

Am 18.02.2020 wird die Fa. HSH Soft- und Hardware Vertriebs GmbH, Rudolf-Diesel-Straße, 16356 Ahrensfelde die Software VOIS in einem zweiten Treffen erneut vorstellen und zu Fragen Stellung nehmen.

Die Aktualisierung des nachfolgenden Sachverhalts wird dann gfls. zum Sitzungstermin in mündlicher Form erfolgen.

Im Meldeamt wird als Folgeverfahren von „OK-EWO“ das Verfahren „Synergo“ genutzt.

Tatsächlich ist „Synergo“ in der praktischen Anwendung

1. nicht ausgereift,
2. nur in der Kombination mit dem Altverfahren „OK-EWO“ nutzbar,
3. dementsprechend unübersichtlich und
4. stark verlangsamt in der täglichen Sachbearbeitung mit dem/der Bürger/in.

Im Ordnungsamt kommt das Verfahren PC-Klaus zur Anwendung.

Hier gibt es u.a.den Wunsch der direkten Anbindung an das KFZ-Zulassungsverfahren (diese Funktion wird von d. Fa. VOIS in Aussicht gestellt)– die Informationen werden derzeit per FAX weitergeleitet und individuell verarbeitet.

Natürlich bietet das Programm GESO durch die Fa. VOIS weitere nützliche Vorteile gegenüber dem aktuellen Verfahren, wie z.B. den automatischen Abgleich mit dem Straßenverzeichnis sowie eine direkte Schnittstelle zum Programm MESO.

Das hätte u.a. den praktischen Nutzen, dass der Sachbearbeiter im Einwohnermeldeamt bei der Adressummeldung einen Hinweis über ein vorhandenes Gewerbe bekäme.

Die Gebührenkassen werden händisch in eigenen excel-Listen geführt. Damit sind diese Listen de facto Fehlerquellen, deren Vermeidung die höchste Aufmerksamkeit erfordert (was in der Praxis natürlich geleistet wird).

Unter dem „VOIS-Dach“ könnten jetzt sowohl die Fachverfahren beider Sachgebiete als auch die der Handhabung der Gebührenkassen verknüpft und effizienter genutzt und darüberhinaus um die Fachverfahren z.B. Fundsachen,Fischereischein und Online-Bürgerservices ergänzt werden.

Das Programm bietet u.a. folgende Funktionalitäten:

VOIS/MESO Meldewesen

• Melderegister inkl.Intranet-Auskunft
• PassPA-Register
• Wahlen

VOIS/GESO Gewerbe

• Gewerbe
• Gaststätten, Marktfestsetzung u.ä.
• eMeldung,eAuskunft,eAntrag

VOIS/GEKA Gebührenkasse

• elektronische Erfassung aller Gebühren
• Buchungen bar, Girocard
• Tages-,Sammelabschlüsse
• Controlling,Statistik

VOIS/FB Fundbüro

• Formulare,Anschreiben
• Fristüberwachung
• Erfassung von Fund und Verlustanzeigen
• Kommunikation mit beteiligten Behörden

Das VOIS-Verfahren kann im Rechenzentrum von Dataport AöR betrieben werden und verfügt über die erforderlichen Schnittstellen zum Verfahren der eAkte (VIS) und zum geplanten neuen Programm für den Finanzbereich (H&H proDoppik).

Die Programmeinführung ist ab 01.10.2020 geplant. Der Echtbetrieb ist zum 01.01.2021 beabsichtigt.

Finanzielle Auswirkungen:Stand 10.02.2020:

Lizenzkosten:

Upgrade GESO          3.850 €

MESO         13.200 €

GEKA           1.540 €

FB              660 €

          19.250 €

Installation/Schulung:

Gesamt           1.600 €

GESO   Schulung        1.600 €

MESO   Schulung        2.400 €

GEKA   Schulung           800 €

FB   Schulung           800 €

          7.200 €

Förderung durch Kreis lt. Förderbescheid      20.900 €

Wartungskosten monatlich:

GESO   168 €

MESO   291 €

GEKA     34 €

FB     15 € 

    508 €      6.096 €/Jahr

Beschlussvorschlag:

Der Amtsausschuss beschließt die Beschaffung der Fachverfahren VOIS/MESO Meldewesen, VOIS/GEKA Gebührenkasse, VOIS/FB Fundbüro und das Upgrade VOIS/GESO Gewerbe im Haushaltsjahr 2020.

Der Amtsvorsteher wird ermächtigt und beauftragt, die entsprechenden Verträge zu schließen.

Anlage/n: