Vorlage - VO/2019/241/09SV  

Sachverhalt:

Mit Vertrag vom 20.12.2016 hat der Schulverband Sventana Bornhöved mit dem Amt Bornhöved vereinbart, dass die Verwaltung und Finanzbuchhaltung für den Schulverband durch das Amt wahrgenommen wird. Nach § 3 Abs. 1 des Vertrages erstattet der Schulverband dem Amt die Verwaltungskosten für die übernommenen Aufgaben in voller Höhe. Die Höhe der Verwaltungskostenerstattung wird entsprechend der Anlage 1 zum Vertrag festgesetzt (§ 3 Abs. 3) und die Höhe ist regelmäßig nach drei Jahren zu überprüfen und neu festzusetzen (§ 3 Abs. 4).

Der bisherige Verwaltungskostenerstattung in Höhe von 154.000 EUR/Jahr wurde für die Jahre 2016 bis 2018 erhoben und ist somit nach Ablauf von drei Jahren ab 2019 bis 2021 zu überprüfen und neu festzusetzen.

Eine Überprüfung der Verwaltungskostenerstattung hat zwischenzeitlich stattgefunden und ist eine Neuberechnung erfolgt. Der Neuberechnung liegen nach wie vor pauschalierte Sätze zu Grunde und ist aus Gründen der Verwaltungsvereinfachung (wie vertraglich in der Anlage 1 zum Vertrag festgelegt) eine detaillierte Kostenermittlung auf Grundlage einer Kosten- und Leistungsrechnung nicht vorgesehen. Bei der Neuberechnung wurden (soweit möglich) die gleichen Vergütungsgruppen und Abteilungen/Sachgebiete des Amtes berücksichtigt wie nach der bisherigen Berechnung.

Die Zeitanteile für den Schulverband wurden mit Schätz- bzw. Durchschnittswerten ermittelt, die sich an den Gemeindegrößen im Bereich des Amtes Bornhöved orientieren und die Sonderfälle des Amtes und des Schulverbandes berücksichtigen.

Alternativ wurde überlegt, die Zeitanteile für den Schulverband über kurzzeitige, konkrete Arbeitsplatzaufzeichnungen der betroffenen Sachgebiete zu ermitteln. Davon wurde aber Abstand genommen, weil aus verschiedenen Gründen relativ kurze Arbeitsplatzaufzeichnungen keine Vorteile in Hinsicht auf eine realitätsnähere Darstellung von Jahreswerten gegenüber einer Schätzung bringen:

z. B.

Nur periodisch auftretende Arbeiten werden über- bzw. unterbewertet. Es kommt somit maßgeblich darauf an, welche Periode zu Grunde gelegt wird. Beispielsweise hat die Kämmerei im Januar 2019 36 Stunden für den Schulverband gearbeitet und im Februar 2019 nur 13 Stunden. Dieser hohe Unterschied erklärt sich dadurch, dass im Januar ein Nachtragshaushalt aufgestellt wurde, Restarbeiten an einem Förderantrag und der Haushaltssatzung neben der laufenden Haushaltsausführung erfolgten. Im Februar hingegen erfolgte im Wesentlichen nur die lfd. Haushaltsausführung mit den Besonderheiten am Jahresanfang (Abforderung Schulverbandsumlage, Finanzbericht IV./2018).

Wenn die Monate auf das Jahr hochgerechnet würden, würde sich über den Monat Januar eine Jahresleistung von rd. 400 Stunden ergeben und für den Monat Februar eine Jahresleistung von rd. 150 Stunden. Wird der Durchschnitt aus beiden Monaten hochgerechnet ergibt sich eine Stundenzahl von 275 Stunden. Bei der letzten Schätzung der Arbeitszeit für den Schulverband lag diese für die Kämmerei bei 273 Stunden.

Bei Arbeitsplatzaufzeichnungen für unterschiedliche Mandanten stellen sich weiter die Fragen, wie wird bei Massenarbeiten differenziert (z. B. Buchungen Geschäfts- und Finanzbuchhaltung) oder wie werden Zeiten der Arbeitsplatzeinrichtung und Arbeitsunterbrechungen berücksichtigt (z. B. Privatgespräch, Toilettengang, Kaffepause) ?

Die Überprüfung des Verwaltungskostenanteils hat nun ergeben, dass die nach Arbeitszeit berechneten Leistungen des Amtes Bornhöved für den Schulverband deutlich gesunken sind. Wurden bei der letzten Berechnung 3.211,53 Arbeitsstunden für den Schulverband ermittelt ist diese Zahl um 533,42 Stunden auf 2.678,11 Stunden gesunken. Dieses entspricht einer Einsparung von 16,61 %.

Dass die Zeitanteile für den Schulverband gesunken sind, überrascht nicht und ist auf folgende Umstände zurückzuführen:

Abteilungsübergreifend

Die 2016 berücksichtigte Schätzung ist in einigen Sachgebieten dadurch geprägt gewesen, dass überproportional viele und lange Gespräche mit den damaligen  Vorsitzenden der Selbstverwaltungsgremien geführt wurden. Durch den weitgehenden Personenwechsel in diesen Positionen wurden vielfach erhebliche Zeitanteile bei der Sachbearbeitung eingespart.

Daneben hat es in den einzelnen Abteilungen folgende Änderungen gegeben:

Abteilung 10 (Hauptverwaltung) Einsparung = 213,07 Stunden

Zwischenzeitlich wurde der Stellenplan des Schulverbandes um eine Stelle für Vertretungen der Reinigungskräfte erweitert. Dieses hat zu einer Arbeitseinsparung in der Personalabteilung geführt. Daneben wurde die Leitungsfunktion von 10-1, die über die Gemeinkostenanteile der anderen Sachgebiete berücksichtigt wird, 2016 stärker gewichtet.

Abteilung 11 (Bürgerservice)  Einsparung = 114,18 Stunden

Die Leitungsfunktion von 11-1, die über die Gemeinkostenanteile berücksichtigt wird, wurde 2016 stärker gewichtet. Daneben folgt die neue Berechnung der Prognose von 11-1 bei der vorherigen Berechnung.

Abteilung 20 (Finanzen)  Einsparung = 111,45 Stunden

Die Leitungsfunktion von 20-1, die über die Gemeinkostenanteile der anderen Sachgebiete berücksichtigt wird, wurde 2016 stärker gewichtet. Die übrigen Änderungen sind von untergeordneter Bedeutung, weil die Tätigkeiten der Finanzabteilung für den Schulverband eher statischer Natur sind und regelmäßig keinen wesentlichen Schwankungen unterliegen.

Abteilung 21 (Bauen + Planen) Einsparung = 94,72 Stunden

Die Tätigkeiten der Bauabteilung für den Schulverband sind relativ konstant, weil insbesondere die Bereiche bauliche Unterhaltung, Bewirtschaftung und Beschaffung seit vielen Jahren kontinuierlich anfallen. Daneben erfolgen aber auch in mehr als den letzten drei Jahren regelmäßig Investitionen in bauliche Anlagen (z. B. Photovoltaikanlage, energetische Sanierung Sporthalle, Sanierung WC-Anlagen, Sanierung Physik-, Musik- und HWSU-Raum).

Durch die Überprüfung und Neubesetzung der Verwaltungskostenerstattung mindert sich dieser Betrag von 154.000 EUR/Jahr um jährlich 16.000 EUR auf 138.000 EUR/Jahr und das obwohl die berücksichtigten Kosten eines Arbeitsplatzes nach KGSt von der erstmaligen Berechnung bis zur Überprüfung um 5.160 EUR (= 6,75 %) von 76.480 EUR auf 81.640 EUR gestiegen sind.

Finanzielle Auswirkungen:

Minderung der Verwaltungskostenerstattung auf 138.000 EUR/Jahr.

Beschlussvorschlag:

Eine Beschlussfassung ist nicht erforderlich, weil die Überprüfung und Neufestsetzung der Verwaltungskostenerstattung nach § 3 des Vertrages zur Verwaltung und Finanzbuchhaltung des Schulverbandes Sventana Bornhöved nach pflichtgemäßen Ermessen durch einseitige Willenserklärung des Amtes erfolgt.

Anlage/n:

Berechnung der Verwaltungskostenerstattung