Vorlage - VO/2018/551/10GV  

Sachverhalt:

Im Jahr 2018 hat die Gemeindevertretung beschlossen, auf die digitale Gremienarbeit umzustellen. Mit der erfolgten Beschaffung von Tablets, liegen nun die (technischen) Voraussetzungen vor, Einladungen zu Sitzungen, Sitzungsunterlagen, Niederschriften und sonstigen förmlichen Unterlagen künftig ausschließlich digital zu behandeln.

Im Rahmen der Umstellung auf die digitale Gremienarbeit wird zusätzlich die Anpassung der Geschäftsordnung erforderlich. Entsprechende Anpassungen sind in der im Entwurf beigefügten II. Änderung der Geschäftsordnung formuliert.

Für die digitale Gremienarbeit sollte zunächst eine Erprobungsphase vorgesehen werden, also eine gewisse Zeit noch parallel ein Papierversand erfolgen.

Gleichzeitig mit der II. Änderung ist die Geschäftsordnung dahingehend anzupassen, dass die Regelungen für die Gemeindedezernentin bzw. den Gemeindedezernenten künftig entfallen (bisher § 2 Abs. 5 und § 7 Abs. 6).

Bei Durchsicht der Geschäftsordnung war außerdem aufgefallen, dass die Vorgaben zur Fertigung einer Niederschrift (§ 31 Abs. 1) sehr detailliert dargestellt sind und - angepasst an den Gesetzestext - hier in Zukunft eine allgemeinere Regelung formuliert sein.

Um rechtlichen Unsicherheiten rechtzeitig zu begegnen, sollte in die Geschäftsordnung außerdem die Regelung aufgenommen werden, dass die Geschäftsordnung auf unbestimmte Zeit, also über jeweilige Wahlperioden hinaus, gelten soll.

Finanzielle Auswirkungen:

Einsparungen von Kosten für die Beschaffung von Papier und für den Versand.

Beschlussvorschlag:

Die Gemeindevertretung beschließt die im Entwurf beigefügte II. Änderung der Geschäftsordnung (GeschO) der Gemeinde Trappenkamp vom 04.04.2012.

Sie beschließt außerdem die grundsätzlich ausschließlich digitale Gremienarbeit. Die digitale Behandlung von Einladungen zu Sitzungen, Sitzungsunterlagen, Niederschriften sowie sonstige förmliche Unterlagen soll mit einer Erprobungsphase beginnen. Nach erfolgreichem Abschluss der Erprobungsphase, ist auf die ausschließlich digitale Gremienarbeit umzustellen. Die Feststellung, ob die Erprobungsphase erfolgreich abgeschlossen ist, trifft beizeiten der Bürgermeister.

Sobald der Bürgermeister den erfolgreichen Abschluss festgestellt hat, informiert er die Mitglieder der Gemeindevertretung und die bürgerlichen Ausschussmitglieder in geeigneter Weise und fertigt die im Entwurf beigefügte II. Änderung der Geschäftsordnung (GeschO) der Gemeinde Trappenkamp vom 04.04.2012 aus.

Anlage/n:

II. Änderung der Geschäftsordnung (Entwurf).