Vorlage - VO/2018/095/02GV  

Sachverhalt:

A. Erwerb von Vermögensgegenständen - § 2 Abs. 2 Ziff. 4

Vergabe von Aufträgen - § 2 Abs. 2 Ziff. 8

Der § 2 Abs. 2 der Hauptsatzung ermächtigt den Bürgermeister, innerhalb der dort festgelegten Wertgrenzen zu handeln.

Für

- den Erwerb von Vermögensgegenständen (§ 2 Abs. 2 Ziffer 4) und

- die Vergabe von Aufträgen (§ 2 Abs. 2 Ziffer 8)

bedeutet das, dass er jeweils innerhalb einer Wertgrenze von 5.000 € frei entscheiden kann, ohne dass ihm ein Beschluss der Gemeindevertretung vorliegen muss.

Oberhalb dieser Wertgrenze von 5.000 € kann er hingegen nur mit Beschluss der Gemeindevertretung handeln.

In der täglichen Praxis zeigt sich jedoch, dass im Rahmen der Vergabeverfahren der Auftragswert die in der Satzung festgelegte Grenze vielfach überschreitet.

Daher wurde in der Vergangenheit oftmals darauf zurückgegriffen, den Bürgermeister frühzeitig, also bspw. schon zum Zeitpunkt des Grundsatzbeschlusses, durch die Gemeindevertretung zu ermächtigen, über Aufträge und Vergaben selbstständig weiter zu entscheiden.

(z.B.: Der Bürgermeister wird ermächtigt, ….)

Dieses hatte den Vorteil, dass die Gemeindevertretung sich mit der gleichen Angelegenheit nicht mehrfach befassen musste.

Unter dem Aspekt des Vergaberechts war zudem überhaupt meist kein rechtlicher Handlungsspielraum mehr gegeben, sodass das Ergebnis des Vergabeverfahrens durch die Gemeindevertretung auch meist nur noch „abgenickt“ werden konnte.

Eine solche frühzeitige, an den Bürgermeister erteilte Ermächtigung, haben die Kommunalaufsicht des Kreises bzw. das Innenministerium nun in anderer Sache bemängelt. Auch die bisherige Praxis, nach einem konkreten Empfehlungsbeschluss den Bürgermeister entsprechend zu ermächtigen, stellt sich demnach als unzulässig dar.

Von dort wird die Auffassung vertreten, dass die Gemeindevertretung mit den in der Hauptsatzung festgelegten Wertgrenzen festgeschrieben hat, in welchem Rahmen sich der Bürgermeister geldlich bewegen darf bzw. welche Fälle der Gemeindevertretung zur abschließenden Entscheidung vorzulegen sind.

Solch ein Verfahren stellt sich in der Praxis allerdings als sehr langwierig und in der Ausführung schwierig dar, weil die Gemeindevertretung zu ein und derselben Sache dann mehrfach Beschlüsse fassen muss und in der Folge eine zeitnahe Abwicklung praktisch unmöglich wird (dazu siehe auch spätere Ausführungen).

Lösung:

Um nun für die Zukunft auf der rechtlich sicheren Seite zu sein und trotzdem eine zeitnahe Abwicklung zu gewährleisten, käme hier als Lösung eine Änderung der Hauptsatzung mit einer Erhöhung der Wertgrenzen in § 2 Abs. 2 Ziffern 4 und 8 in Betracht.

Dabei könnten die Wertgrenzen wie folgt aussehen:

Beispiel 1Ziffer 4: die Wertgrenze wird erhöht

         auf 50.000 €

Ziffer 8: die Wertgrenze wird erhöht

         auf 50.000 €

Beispiel 2Ziffer 4: die Wertgrenze wird erhöht

         auf 50.000 €

Ziffer 8: die Wertgrenzen werden erhöht

         auf 50.000 € (ohne vorherige Ausschreibung) und

         auf 100.000 €, wenn der Auftragsvergabe eine Ausschreibung nach der VOB/VOL vorausgegangen ist

Beispiel 3Ziffer 4: die Wertgrenze wird erhöht

         auf 50.000 €

Ziffer 8: die Vergabe von Aufträgen (hier wird keine Wertgrenze eingesetzt)

Der Vollständigkeit halber dazu nachfolgende Informationen:

Bei § 2 Abs. 2 Ziffer 4 (Erwerb von Vermögensgegenständen) ist es rechtlich zwingend erforderlich, eine Wertgrenze einzusetzen.

Bei § 2 Abs. 2 Ziffer 8 (Vergabe von Aufträgen) ist das Einsetzen einer Wertgrenze grundsätzlich nicht erforderlich, wird aber von der Verwaltung als zweckmäßig erachtet.

Aus Gründen der Ausgewogenheit und wegen der Praktikabilität sollte darauf geachtet werden, dass in den Fällen, in denen der Bürgermeister allein entscheiden kann, die Festlegung der Wertgrenzen für den selbstständigen Vermögenserwerb und die Vergabe gleich hoch sind.

Bei o. g. Beispielen handelt es sich lediglich um vorgeschlagene Wertgrenzen, die nach oben oder unten veränderbar sind.

Sofern die Gemeindevertretung in ihrer Entscheidung dem Beispiel Nr. 2 folgt, sollte der Bürgermeister jedoch legitimiert werden, bei vorangegangener Ausschreibung innerhalb einer Wertgrenze von - zumindest - 100.000,- € selbst zu entscheiden (siehe dazu die nachstehend aufgezeigte Vielzahl der Maßnahmen, die in der Wertgrenze von 100.000 € liegen).

Der Bürgermeister darf bisher über den Erwerb von Vermögensgegenständen und Auftragsvergaben (Lieferungen und Bauleistungen) bis 5.000 € ohne Beschluss entscheiden. Bei folgenden Beispielen wurde die aktuelle Wertgrenze überschritten:

- Beschaffung -> Wasserzähler (10.400 €)

-> Feuerwehrhelme (15.300 €)

-> Funkmelder (6.000 €)

-> Rettungssatz (28.500 €)

-> Einsatzschutzkleidung (24.200 €)

-> Fahrzeug für Wasserwerk (14.000 €)

-> KiTa-Möbel (12.400 €)

-> Nitratsonden (30.700 €)

-> .. und Montage Spielgeräte (35.000 €)

-> Unkrautbekämpfungsgerät (28.500 €)

-> Kommunaltraktor (81.100 €)

- Brunnen für C-Anlage (23.000 €)

- Erneuerung Badestege (70.200 €)

- Be-/ Entlüftung Wasserwerk (26.500 €)

- Brunnenreinigung, Inspektion (28.000 €)

- WC-Sanierung Vicelin-KiTa (47.200 €)

- Einrichtung Familiengruppe KiTa (40.000 €)

noch anstehend:

vorbereitende Untersuchungen im Rahmen des Städtebauförderungsprogramms (ca. 100.000 €)

Beispielhaft sei zudem aufgezeigt, wie ein Verfahren künftig aussehen würde, belässt man es bei der jetzigen bzw. einer eher niedrigen Wertgrenze:

Eine Vergabeangelegenheit müsste u. U. drei Mal beraten werden:

1. Vorberatung des Grundsatzbeschlusses im Fachausschuss (Bauausschuss),

2. Grundsatzbeschluss in der Gemeindevertretung und

3. Vergabebeschluss Gemeindevertretung.

Zwischen dem 2. u. 3. Schritt findet das Vergabeverfahren statt (Preisumfrage oder Ausschreibung).

Nach Eingang der Angebote ist das Verfahren durch Auftragsvergabe innerhalb von 30 Tagen gem. § 10 VOB durchzuführen. § 10 VOL sieht dazu eine möglichst kurze Bindefrist zum Schutz des Bieters vor.

In der Regel geht man von 30 Tagen aus. Diese Frist darf nicht verlängert werden.

Dabei sind innerhalb der 30 Tage:

sämtliche Angebote zu prüfen (mitunter durch Ing. Büros/Fachabteilung), nicht vorgelegte Unterlagen nachzufordern und Angebote aufzuklären (i. d. R. vergehen zwei Wochen), ein Vergabevermerk zu erstellen, der Vergabebeschluss zu fassen und der Auftrag zu versenden.

Somit würden sich viele Sitzungstermine der Gemeindevertretung künftig nach dem zeitlichen Erfordernis aus den Ausschreibungsverfahren richten. Zudem müsste mit deutlich mehr Sitzungen gerechnet werden.

B. Abschluss von Miet- und Leasingverträgen - § 2 Abs. 2 Ziff. 5

Der Bürgermeister ist nach § 2 Abs. 2 Ziff. 5 befugt, Miet- und Leasingverträge abzuschließen, soweit der monatliche Mietzins 500 €, die Belastung bei Einzelverträgen 2.500 € nicht übersteigt.

In der täglichen Praxis wurde festgestellt, dass die Regelung in der Hauptsatzung nicht konkret genug ist und mehrere Auslegungen zulässt. Nähere Erläuterungen dazu sind dem dieser Beschlussvorlage als Anlage 1 beiliegenden Vermerk zu entnehmen.

Es wird vorgeschlagen, eine der nachfolgenden Formulierungen für die Hauptsatzung zu übernehmen, wobei die Gemeindevertretung zugleich entscheiden muss, bis zu welcher Wertgrenze der Bürgermeister selbst entscheiden kann.

Beispiel 1den Abschluss von Miet- und Leasingverträgen, soweit der monatliche Mietzins ..x.. *)  nicht übersteigt und die Laufzeit ..x.. *) Jahre nicht überschreitet

Beispiel 2den Abschluss von Miet- und Leasingverträgen, soweit der jährliche Mietzins ..x.. *)  nicht übersteigt und die Laufzeit ..x.. *) Jahre nicht überschreitet

*) die Festlegung einer Wertgrenze und einer zeitlichen Grenze ist erforderlich

C. Einrichtung eines neuen ständigen Ausschusses - § 3 Abs. 1

Die Gemeindeordnung gibt einer Gemeinde die Möglichkeit, neben den ständigen Ausschüssen (siehe Hauptsatzung), auch nichtständige Ausschüsse zu bilden. Ein solcher Ausschuss wird in der Regel dann gebildet, wenn dieser sich mit konkreten und zeitlich befristeten Aufgaben befassen soll.

Die Gemeinde Bornhöved hat als nichtständigen Ausschuss den „Ausschuss für Ortsentwicklung“ eingerichtet. Dieser befasst sich mit Themen der Ortsentwicklung und bereitet entsprechende Beschlüsse für die Gemeindevertretung vor.

Zwischenzeitlich ist die Gemeinde Bornhöved in das Städtebauförderungsprogramm des Landes aufgenommen worden. Dieses wiederum bedeutet, dass sich der nichtständige Ausschuss für Ortsentwicklung mit Aufgaben befassen wird, die sich nicht mehr innerhalb eines überschaubaren Zeitfensters bewegen.

Aus diesem Grunde hat sich der Koordinierungsausschuss in seiner Sitzung am 15.03.2018 mit dieser Thematik befasst und empfiehlt der Gemeindevertretung, einen ständigen Ausschuss mit folgenden Eckdaten einzurichten:

-       Name:Ausschuss für Ortsentwicklung

-       Aufgaben:Ortsentwicklung der Gemeinde und Begleitung Städtebauförderung

-       Anzahl der Mitglieder:7, davon mindestens 4 Gemeindevertreter/innen

Der Koordinierungsausschuss empfiehlt der Gemeindevertretung weiter, dem neu einzurichtenden Ausschuss für Ortsentwicklung keine Entscheidungsbefugnis zu übertragen.

Vorgenanntes bedarf einer Änderung der Hauptsatzung. Vorschläge zur Änderung der Hauptsatzung sind in den Anlagen 2-4 eingearbeitet.

Finanzielle Auswirkungen:

zu A:

- keine finanziellen Auswirkungen -

zu B:

- keine finanziellen Auswirkungen -

zu C:

Finanzielle Auswirkungen können nicht benannt werden. Diese richten sich nach der Anzahl der Sitzungen des Ausschusses und der tatsächlichen Anzahl seiner Mitglieder.

Beschlussvorschlag:

1. Die Gemeindevertretung beschließt die im Entwurf beigefügte „I. Nachtragssatzung zur Hauptsatzung der Gemeinde Bornhöved, Kreis Segeberg vom 03.06.2013“

    entsprechend der Anlage .…

mit folgenden Eckwerten:zu A.: ….

zu B.: ….

( …. ist entsprechend der Beschlussfassung zu ergänzen)

2. Die Gemeindevertretung beschließt, dass der nichtständige Ausschuss für Ortsentwicklung der Gemeinde Bornhöved aufgehoben wird, sobald die I. Nachtragssatzung zur Änderung der Hauptsatzung in Kraft tritt.

Anlage/n:

Anlage 1:Vermerk

Anlagen 2-4:I. Nachtragssatzung (Entwürfe)