Vorlage - VO/2017/327/01Amt  

Sachverhalt:

Die Finanzbuchhaltung/Amtskasse wurde am 11.07.2017 vom Gemeindeprüfungsamt (GPA) des Kreises Segeberg einer unvermuteten Kassenprüfung unterzogen. Die Prüfung umfasste den Zeitraum 24.07.2015 bis 10.07.2017. In dem hierüber angefertigten Prüfungsbericht vom 13.07.2017 wird zu einigen Punkten (im Prüfungsbericht mit einem schwarzen Randbalken versehen) eine Stellungnahme bis zum 18.09.2017 angefordert.
Mit Schreiben vom 21.09.2017 wurde eine Fristverlängerung bis 13.10.2017 gewährt.

Die Verwaltung schlägt vor, zum Prüfungsbericht vom 13.07.2017 wie folgt Stellung zu nehmen:

Stellungnahme:

Zu 1. Allgemeines / Rechtsgrundlagen (Seite 4 Absatz 1 des Prüfberichtes)

Die Übereinstimmung der Bargeldkasse mit den vorhandenen Belegen in der Bargeldkladde konnte nachgewiesen werden.
Zukünftig werden Zuführungen und Entnahmen zeitnah (auch durch die Vertretung) in die Barkladde eingetragen.

Zu 1. Allgemeines / Rechtsgrundlagen (Seite 4 Abs. 2 des Prüfberichtes)
Der Hinweis wird zur Kenntnis genommen.
Mit sofortiger Wirkung wurde das Verfahren geändert.

Die Tagesabschlüsse werden unterschrieben und damit verbindlich bestätigt.

Zu 1. Allgemeines / Rechtsgrundlagen (Seite 4 Abs. 3 des Prüfberichtes)

Die Klärung des Sachverhaltes erfolgt durch den Softwareanbieter, da es sich hierbei eindeutig um einen Ausweisungsfehler im EDV-Fachsystem handelt.
Die Softwarefirma wurde von der Feststellung der Differenz sofort in Kenntnis gesetzt und mit der Korrektur beauftragt.
Bis heute gibt es leider keine endgültige Fehlerbehebung.

Eine eigenständige Anpassung der EDV seitens der Amtsverwaltung ist aufgrund der administrativen Arbeiten nicht möglich.
Um etwaige Fehler künftig sofort erkennen, definieren und ggf. beheben zu können, wird zukünftig jedem Tagesabschluss eine Nebenrechnung beigefügt, welche ebenfalls unterschrieben wird (s. auch „Zu 3. Zeitbuchführung (Seite 8 Absatz 1 des Prüfberichtes)“).

Zu 1. Allgemeines / Rechtsgrundlagen (Seite 4 Abs. 4 des Prüfberichtes)

Der ausgewiesene Fehler auf dem virtuellen Zahlweg 99 in Höhe von 386,52 € konnte geklärt und bereinigt werden.

Zu 2. Zahlstellen / Handvorschüsse / Einnahmekassen

Zu 2.1 Erforderliche Regelungen (Seite 5 Abs. 4 - 5 des Prüfberichtes)

Die Dienstanweisung wird zeitnah überarbeitet und angepasst um die Abrechnungsmodalitäten und Buchführung der Einnahmekasse verbindlich festzulegen.

Zu 2.1 Erforderliche Regelungen (Seite 5 Abs. 6 des Prüfberichtes)

Gem. § 34 Abs. 3 GemHVO-Doppik, können für die Erledigung des Zahlungsverkehrs Zahlstellen und Handvorschüsse gewährt werden.
Gem. § 23 Abs. 4 der Dienstanweisung für die Finanzbuchhaltung des Amtes Bornhöved sind Einnahmekassen in den Sachbegieten 11-2, 11-3 und 11-4 eingerichtet.

Diese Einnahmekassen sind Teil der Finanzbuchhaltung (§ 23 Abs. 1 der Dienstanweisung für die Finanzbuchhaltung des Amtes Bornhöved).
Aus der logischen Konsequenz, obliegt die Verantwortung der Zahlstellen folglich der Finanzbuchhaltung. Die Zuordnung der Zahlstellen erfolgte in den Sachgebieten.

Die Leitung der Finanzbuchhaltung sowie ihre Stellvertretung wurden namentlich bestellt.

Eine weitere namentliche Bestellung der verantwortlichen Kassenverwalter/innen ist somit entbehrlich.

Zu 2.2 Prüfung der Einnahmekassen (Seite 6 Abs. 4 – 5 des Prüfberichtes)

Der Zugang zu den Bargeldkassen ist nunmehr auch bei Abwesenheit durch Urlaub möglich.

Die Schlüssel werden im Tresor hinterlegt.

Bisher war eine Hinterlegung der Bargeldkassenschlüssel nicht durchgängig üblich.

Zu 2.2 Prüfung der Einnahmekassen (Seite 6 des Prüfberichtes)

Im aktuellen Abrechnungszeitraum wurden von einem Bürger vorerst 5 Fischereiabgabemarken für die Jahre 2017-2021 gewünscht. Diese wurden bereits in die Excel-Tabelle eingetragen.
Bei der Bezahlung dieser Marken stellte der Bürger fest, dass er lediglich 30€ Bargeld dabei hatte und reduzierte die Anzahl folglich auf 3 Fischereiabgabemarken, welche er auch bar bezahlte.
Die Korrektur in der Excel-Tabelle wurde hierbei vergessen.
Dies wurde jedoch zwischenzeitlich nachgeholt, sodass der Istbestand mit dem Sollbestand der Excel-Tabelle übereinstimmt.

Zu 3. Zeitbuchführung (Seite 7 des Prüfberichtes)

Zukünftig werden die Bestände des Zeitbuches in den Bestand des Folgejahres übernommen und ein Bestätigungsvermerk der Kassenaufsichtsbeamtin eingeholt.
Auch die Übernahme der Zeitbuchbestände 2016 in das Zeitbuch 2017 wird nachgeholt.

In der Praxis hat sich gezeigt, dass ein täglicher Tagesabschluss vom Arbeitsablauf und Aufwand her in der Regel nicht durchführbar ist.

Die aufgestellte Dienstanweisung für die Finanzbuchhaltung muss folglich überarbeitet werden.

Es wird auf die Möglichkeit des §34 Abs. 2 Satz 2 GemHVO-Doppik zurückgegriffen und für die Abstimmung der Finanzrechnungskonten ein längerer Zeitraum gewählt werden.
Die überarbeitete Dienstanweisung für die Finanzbuchhaltung wird nach Fertigstellung von dem Amtsvorsteher kurzfristig erlassen werden.

Zu 3. Zeitbuchführung (Seite 8 Abs. 4 des Prüfberichtes)

Eine aktuelle Liste der Anordnungsbefugten mit dem Inhalt der Einzelbefugnisse sowie mit Unterschriftsproben der Anordnungsbefugten liegt der Abteilung 20-1 im Original vor.
Hier wurde jedoch nicht nach der entsprechenden Liste gefragt.

In der Finanzbuchhaltung sind entsprechende Kopien vorhanden.

Der Ordner mit den Unterschriftsproben, Dienstanweisungen usw. war nicht ausreichend  beschriftet, um Dritten kurzfristig Einblick geben zu können.

Dies wurde entsprechend nachgeholt.

Die Bediensteten der Finanzbuchhaltung wurden über den Standort des Ordners informiert und können diesen somit nun jederzeit einsehen.

Zu 4. Hauptbuchführung (Seite 9 Abs. 2 und 3 des Prüfberichtes)

Die Übernahme der Kassenreste des letzten kameralen Haushaltsjahres als Forderungen und Verbindlichkeiten in die Eröffnungsbilanz 01.01.2011 erfolgte anhand der aus dem System ausgewerteten Kassenrestelisten, aus denen sich automatisch die Forderungen und Verbindlichkeiten ergeben.

Die Kassenrestelisten liegen der Finanzbuchhaltung vor.

Inwieweit diese als geeignete Dokumentation nicht ausreichend sind, erschließt sich nicht.

Zu 5. Mahnung und Vollstreckung

Zu 5.1 Mahnungen

Durch Stichproben wurde festgestellt, dass in einigen Fällen ein Zeitabstand von 2 bis 3 Monaten zwischen Fälligkeit und Mahnung lag.
Zukünftig wird versucht, entsprechend lange Zeitabstände zwischen Fälligkeit und Mahnung zu vermeiden und einen geringeren Zeitabstand zwischen der Fälligkeit und dem Mahnlauf einzuhalten.

Laut des Gemeindeprüfungsamtes ist eine zweite Mahnung entbehrlich.

Jedoch zeigt sich in der Praxis eine zweite Mahnung erfolgreich und schmälert folglich den Einsatz der Vollstreckungsbeamten.

Zu 5.2 Vollstreckungsverfahren (Seite 10 und 11 des Prüfberichtes)

Derzeit wird an einer Arbeitsanleitung / einem Leitfaden für den Vollstreckungsaußendienst gearbeitet, um eine einheitliche Abarbeitung der Vollstreckungsfälle künftig gewährleisten zu können.

Ein konkreter und zeitaktueller Überblick über die Vollstreckungsvorgänge, ist mit Hilfe des Softwareprogrammes SVP stichtagsgenau möglich.

Gesamte Liste der Vollstreckungsfälle 2017

Erledigte Fälle 2017

Unerledigte Fälle 2017

(Stand SVP Anwenkom 01.01.20017 – 02.10.2017)

Zu 6. Verwahrgelder und Vorschüsse (Seite 11 und 12 des Prüfberichtes)

Die Übernahme der Verwahrgelder und Vorschüsse in die Eröffnungsbilanz des Amtes 2011 erfolgte mittels Übernahmelisten aus dem System.

Die Verwahrgelder und Vorschüsse wurden auf Werthaltigkeit durch die Kassenleitung geprüft und den entsprechenden Konten zugeordnet.

Fehlerhafte kamerale Buchungen wurden korrigiert (z.B. kreditorische Debitoren).

Die Übernahmelisten werden künftig den buchungsbegründenden Belegen beigefügt.

Zu 7. Verwahrung von Wertgegenständen (Seite 12, 13 und 14 des Prüfberichtes)

Seit einigen Jahren wird eine vom Gemeindeprüfungsamt empfohlene Excel-Liste geführt.

In dieser Liste werden alle Ein- und Auslieferungen numerisch erfasst.

Bisher gab es über die Art und Weise der Handhabung keine Beanstandungen.

Grundsätzlich sollte das gesamte Verwahrgelass überarbeitet werden.

Hierfür ist vorgesehen, eine für das Fachverfahren mögliche Erweiterung des Buchungsprogrammes in Form eines Zusatzmoduls zu beschaffen.

Derzeit läuft die Planung für die Erweiterung zum Planjahr 2018.

Zu 8. Örtliche Prüfung der Finanzbuchhaltung

Die Anmerkungen sind korrekt.

Die Finanzbuchhaltung und Verwaltung sind weiterhin bemüht, ihre Aufgaben den geltenden Vorschriften entsprechend durchzuführen.

Die Prüfung der Einnahmekasse 1 im Einwohnermeldeamt wird noch in diesem Jahr erfolgen.

Im Rahmen der unvermuteten Prüfung der Finanzbuchhaltung konnte bereits ein Teil der Anmerkungen mit sofortiger Wirkung umgesetzt werden.

Die Umsetzung der weiteren Anmerkungen des Prüfberichtes, welche sich nicht kurzfristig umsetzen lassen, wird zeitnah erfolgen.

Finanzielle Auswirkungen:

./.

Beschlussvorschlag:

Zum Prüfungsbericht des Gemeindeprüfungsamtes des Kreises Segeberg vom 13.07.2017 wird wie in der Sachverhaltsschilderung aufgeführt Stellung genomme

Anlage/n:

Prüfbericht zur unvermuteten Prüfung der Finanbuchhaltung des Amtes Bornhöved im Haushaltsjahr 2017