Vorlage - VO/2017/308/10GV  

Sachverhalt:

Für die Reinigung in den gemeindlichen Einrichtungen wird seit Jahren der Service von Reinigungsunternehmen in Anspruch genommen. Im Jahr 2016 hat die bis Dato leistende Reinigungsfirma den Vertrag zum 28.02.2017 mit der Begründung, dass ein wirtschaftliches Vertragsverhältnis nicht mehr gewährleistet ist, gekündigt. Vorausgegangen waren mehrfache Mängelanzeigen durch die Verwaltung betreffend der Reinigungsleistungen.

Nach der Kündigung durch den Dienstleister, hat die Gemeindevertretung beschlossen, die Leistung weiterhin fremd zu vergeben. Zunächst für die Zeit von 17 Monaten – somit bis zum 31.07.2018. Nach einem durchgeführten Ausschreibungsverfahren wurde der Auftrag an die Fa. K. aus I., da sie das  preiswerteste Angebot abgegeben hat, erteilt.

Seit dem 01.03.2017 wird nunmehr die Reinigung der gemeindlichen Einrichtungen durch vorgenannte Firma durchgeführt. Von Seiten der Objektleiter (Schulleitungen und Mitarbeiter in den verschiedenen Einrichtungen) werden die Leistungen jedoch nicht zur vollen Zufriedenheit erbracht. Immer wieder werden Mängel angezeigt.

Hierzu ist anzumerken, dass der derzeitige Leistungserbringer mit seinem Angebot aus dem Ausschreibungsverfahren 2016/2017 deutlich unter den Kosten seines Vorgängers liegt. Bis 2016 lagen die Gesamtkosten für die Reinigungsleistung bei jährlich 150.000,00 €, jetzt wird diese Leistung für ein Jahresbetrag von 110.000,00 € erbracht. 

Für die Zeit ab dem 01.08.2018 muss nunmehr entschieden werden, wie die Reinigung in den gemeindlichen Einrichtungen gewährleistet sein soll.

Es bestehen zwei Möglichkeiten:

1. Die Reinigung in den gemeindlichen Einrichtungen wird weiterhin durch eine Fremdvergabe geregelt oder
2. Die Gemeinde Trappenkamp stellt für die Reinigung eigenes Personal ein.

Bei einer Fremdvergabe müsste ein europaweites Ausschreibungsverfahren hervorgehen, in dem der wirtschaftlichste Anbieter ermittelt werden würde. Danach könnte ein Auftrag für die Laufzeit von 4 Jahren erteilt werden.

Die Preise richten sich hierbei nach den Quadratmeterzahlen der einzelnen Bodenbeläge, auf die zeitliche Einteilung der Reinigungskräfte hat der Auftraggeber kein Vorgaberecht. Eine Preisschätzung aufgrund der vergangenen Jahre liegt bei Brutto-Jahreskosten in Höhe von ca. 125.000,00 €.

Sofern die Entscheidung auf eine Fremdvergabe fällt, sollte auch hier aufgrund der komplexen Auswertung der Angebote und im Hinblick auf das europaweite Vergabeverfahren, ein Beratungsbüro für die Durchführung beauftragt werden.

Für das Einstellen von eigenem Personal kann eine Kostenkalkulation im Sinne des KGST (empfohlener Zeitaufwand nach Quadratmeter und Bodenbelag) dargestellt werden. Hier liegen die geschätzten Jahreskosten bei ca. 280.000,00 € incl. der  Kosten für Arbeitsmaterialien, Reinigungsartikel und Gemeinkosten in Höhe von ca. 55.000,00 €. Zusätzlich würden zu Beginn einmalige Anschaffungskosten für Arbeitsgerätschaften der Reinigungskräfte (Reinigungsmaschinen, Staubsauger, Reinigungswagen, Zubehör etc.) in Höhe von ca. 25.000,00 € entstehen.

Bei der Kostenschätzung für das eigene Personal ist anzumerken, dass nach der Berechnung gemäß KGST bei der Größe und den verschiedenen Bodenbelägen der gemeindlichen Einrichtungen von einer wöchentlichen Reinigungsleistungen von 297,5 Stunden (monatlich ca. 1.190 Std.) auszugehen ist. Sofern man die wöchentliche Arbeitszeit auf Teilzeitkräfte verteilt, würde dies 15 Halbtagskräften entsprechen.

In der Gegenüberstellung ist darauf hinzuweisen, dass der bisherige Dienstleister nachfolgend angegebene Reinigungsstunden für die letzten Monate angegeben hat:

April 2017 367,42 Std. (Ferien)

Mai 2017636,26 Std.

Juni 2017689,93 Std.

Juli 2017626,11 Std.

August 2017351,75 Std. (Ferien)

Wie aus vorangegangenen Stundenzahlen ersichtlich ist, leistet der laufende Dienstleister nicht annähernd so viele Stunden, wie es die Berechnung der KGST empfiehlt. Dies ist im Vergleich der Kosten zwischen einer Fremdvergabe und eigenem Personal zu berücksichtigen.

Für den Fall, dass die Gemeindevertretung beschließt, eigenes Personal für die Reinigungsleistung in den gemeindlichen Einrichtungen einzustellen, gäbe es auch die Möglichkeit, Personal befristet für zwei Jahre zum Zwecke der Erprobung einzustellen. Sollten diese zwei Jahre aufzeigen, dass die finanzielle Belastung durch das eigene Personal zu hoch bzw. nicht mehr erwünscht ist, könnte danach der Auftrag wiederum nach Durchführung eines entsprechenden Vergabeverfahrens an eine Fremdfirma erteilt werden.

Finanzielle Auswirkungen:

Siehe Sachverhalt.

Beschlussvorschlag:

Alternative 1:

Die Gemeindevertretung Trappenkamp beschließt, die Unterhaltsreinigung in den gemeindlichen Einrichtungen für vier Jahre in einem europaweiten Ausschreibungsverfahren auszuschreiben und ermächtigt den Bürgermeister zur Durchführung des Vergabeverfahrens ein Beratungsbüro zu beauftragen.

Alternative 2:

Die Gemeindevertretung Trappenkamp beschließt, für die Unterhaltsreinigung in den gemeindlichen Einrichtungen eigenes Personal gemäß der Empfehlung der KGST (siehe Text) zunächst für zwei Jahre einzustellen. Der Stellenplan ist entsprechend anzupassen. Haushaltsmittel werden über den Haushaltsplan in ausreichender Höhe bereitgestellt. 

Alternative 3:

Die Gemeindevertretung Trappenkamp beschließt, für die Unterhaltsreinigung in den gemeindlichen Einrichtungen eigenes Personal gemäß der Empfehlung der KGST (siehe Text) unbefristet einzustellen. Der Stellenplan ist entsprechend anzupassen. Haushaltsmittel werden über den Haushaltsplan in ausreichender Höhe bereitgestellt. 

Anlage/n: