Vorlage - VO/2017/147/09SV  

Sachverhalt:

Der bestehende Vertrag zu den in der Sventana-Schule Grund- und Gemeinschaftsschule Bornhöved bereitgestellten vier Kopiergeräten läuft am 30.06.2017 aus. Für die künftige Bereitstellung entsprechender Geräte bedarf es daher eines neuen Vertragsabschlusses, wobei wegen der Höhe des zu erwartenden Auftragsvolumens vor Auftragserteilung ein Vergabeverfahren durchzuführen ist. Weil dieses jedoch bis zum 01.07.2017 aus zeitlichen Gründen nicht zum Abschluss gebracht werden kann, wurde die Laufzeit des bestehenden Vertrages um vier Monate, also bis zum 31.10.2017, verlängert.

Miete (einschl. Mehrkopien)

Legt man die derzeitigen Grundkosten (Brutto-Miete) und eine Laufzeit von (üblicherweise) fünf Jahren zugrunde, würden sich die reinen Mietkosten bei rund € 21.200 bewegen.

Hinzu kommen Kosten für Mehrkopien mit angenommenen € 3.900/Jahr bzw. € 19.500/für fünf Jahre. Diese Kosten basieren auf die zuletzt in Rechnung gestellten Mehrkopien.

Miete ./. Kauf

Alternativ zum Abschluss eines neuen Mietvertrages wurde auch der Kauf von Kopiergeräten hinsichtlich seiner Wirtschaftlichkeit geprüft. Nach einem Kostenvergleich (auf Grundlage oben aufgezeigter Kosten für Miete und Mehrkopien) und einem gegenübergestellten Kaufpreis von (angenommenen) € 12.000 (+MwSt) für ein durchschnittliches Kopiergerät, dürfte sich die Anmietung nicht nur kostengünstiger, sondern - insbesondere im Hinblick auf Gewährleistung, Reparaturen bzw. Risikoumkehrung bei Schäden/Reparaturen - über die Jahre auch wirtschaftlicher darstellen.

Wartung

Derzeit belaufen sich die Kosten für die Wartung aller vier angemieteten Kopiergeräte auf monatlich rund € 830. Jedoch sollte eine regelmäßige Wartung auch bei gekauften Kopiergeräten durchgeführt werden. Die zusätzlich anfallende Wartungspauschale wird in der Gegenüberstellung Miete ./. Kauf jedoch nicht berücksichtigt, weil bei dem Erwerb von Kopiergeräten ebenfalls ein Wartungsvertrag abgeschlossen werden würde und davon ausgegangen wird, dass nur geringfügige Unterschiede entstehen werden.

Da der Abschluss eines neuen Mietvertrages mit einer Laufzeit von 5 Jahren die Auftragsbefugnis des Schulverbandsvorstehers überschreitet, muss die Auftragsvergabe durch die Schulverbandsversammlug beschlossen werden.

Die Verwaltung empfiehlt, den Schulverbandsvorsteher zu ermächtigen, ein Ausschreibungsverfahren durchführen zu lassen und nach erfolgtem Vergabeverfahren einen entsprechenden Auftrag zu erteilen.

Finanzielle Auswirkungen:

s. Sachverhalt

Beschlussvorschlag:

a.Der Schulverbandsvorsteher wird ermächtigt, bei Überschreiten der enstprechenden Wertgrenzen ein Ausschreibungsverfahren für die Bereitstellung von Kopiergeräten in erforderlicher Anzahl für die Sventana Grundschule und die Sventana Gemeinschaftsschule durchzuführen und den Auftrag an den wirtschaftlichsten Anbieter zu vergeben.

b.Haushaltsmittel sind in 2017 eingeplant. Bei Überschreiten des Haushaltsansatzes sind Haushaltsmittel in ausreichender Höhe zur Verfügung zu stellen.

Anlage/n: