Vorlage - VO/2023/053/01Amt  

Sachverhalt:

Als Anlage ist ein Haushaltsentwurf für das Haushaltsjahr 2023 beigefügt. Die in der Anlage aufgeführten Beträge beruhen auf Haushaltsanmeldungen der Sachgebiete der Amtsverwaltung.

Die Abschreibungen und die Erträge aus der Auflösung von Sonderposten wurden allerdings noch nicht auf die Investitionen des Planjahres angepasst. Wenn dieses erfolgt, wird sich das Ergebnis voraussichtlich noch verändern. Dieses gilt auch für die Beihilfe- und Pensionsrückstellungen.

Die Änderungen zum Haushalt des Vorjahres stellen sich wie folgt dar:

Ergebnisplan

Erträge

Aufwendungen

Finanzplan (nur Investitionen und Finanzierung)

Einzahlungen

Auszahlungen

Amtsumlage

Aktuell hat das Amt Verbindlichkeiten gegenüber der Einheitskasse. Dieses ist zwar auch darauf zurückzuführen, dass die Amtsumlage für den Monat Januar noch nicht festgesetzt und gebucht ist, aber selbst wenn das erfolgt, bestehen immer noch beträchtliche Verbindlichkeiten gegenüber der Einheitskasse. Deshalb wurde die Höhe der Amtsumlage so berechnet, dass kein planmäßiger Finanzmittelabfluss eintritt. Ein Finanzmittelzufluss ist allerdings auch nicht geplant.

Nach dem Haushaltsentwurf wird der Umlagesatz um 2,18 %-Punkte von 23,41 % auf 21,23 % gesenkt. Trotz der Senkung des Umlagesatzes steigt die Amtsumlage um 174.400 EUR von 3.415.600 EUR auf 3.590.000 EUR.

Weil die Finanzkraft im Amtsgebiet für 2023 insgesamt 16.907.146 EUR beträgt führt die Veränderung des Umlagesatzes je vollen %-Punkt zu einer Änderung von 169.071,46 EUR.

Die eingeplanten Personalkosten enthalten nicht die Kosten für die im Stellenplan neu ausgewiesenen Stellen und ist eine Tariferhöhung mit 3 % berücksichtigt. Da die Forderung bei den aktuellen Tarifverhandlungen bei über 10 % liegt und eine relativ hohe Preissteigerung erfolgte, ist aber ein höherer Tarifabschluss wahrscheinlich.

Sollte die im Entwurf des Stellenplans enthaltene Personalverstärkung umgesetzt werden, würden nach einer sehr groben Schätzung zusätzliche Kosten (Personal- und Sachkosten) von rd. 350.000 EUR jährlich entstehen (5 Stellen x 70.000 EUR). Dieses entspricht einem Amtsumlagesatz 2023 von 2,07 %-Punkten.

Unter Berücksichtigung dieser Umstände (evtl. höherer Tarifabschluss als 3 % und evtl. Personalverstärkung) ist es sehr wahrscheinlich, dass im Sommer 2023 ein I. Nachtragshaushalt 2023 aufzustellen ist. Sollte die vorgeschlagene Personalverstärkung von rd. 5 Stellen im Laufe des Jahres beschlossen werden und sollte ein Tarifabschluss bei 5 oder 6 % liegen, könnte sich die Amtsumlage bei einem Nachtragshaushalt nur mit diesen Änderungen wie folgt entwickeln:

Eine Erhöhung der Amtsumlage um 242.910 EUR entspricht einem Umlagesatz von 1,44 %-Punkten und würde dann die Amtsumlage von 21,23 % auf 22,67 % steigen. Das würde bedeuten, dass der Umlagesatz um 0,74 %-Punkten unter dem Umlagesatz des Vorjahres liegen würde.

Stellenplan

Derzeit wird von der Fa. KUBUS ein Organisationsgutachten für die Amtsverwaltung Bornhöved erstellt und wurden der Lenkungsgruppe zu diesem Gutachten im vergangenen Jahr zwei Zwischenergebnisse vorgestellt. Im ersten Zwischenergebnis wurde festgestellt, dass der Personalistbestand in der Amtsverwaltung für die zu erledigenden Aufgaben in allen drei Fachbereichen zu gering ist. Der Amtsausschuss hatte daraufhin auch Ende letzten Jahres beschlossen, die vorhandenen KW-Vermerke im Stellenplan zu streichen.

Mit dem zweiten Zwischenergebnis wurde eine neue Organisationsstruktur für die Amtsverwaltung und den dadurch entstehenden Personalsollbestand vorgestellt. Wichtige Änderungen zum bestehenden Aufbauorganisation ist die Rückkehr zu vier Fachbereichen mit jeweils mehreren Sachgebieten. Dem neu zu schaffenden Fachbereich würden Sachgebiete aus allen bestehenden drei Fachbereichen zugeordnet.

Weiter wird eine zusätzliche (Sachgebiets)Leitungsfunktion mit Zeitanteilen für Führungsaufgaben vorgeschlagen. Allein diese Änderungen würden schon mehrere zusätzliche Stellen erfordern. Daneben wird von den Gutachtern aber auch noch zusätzlicher Bedarf auf Sachbearbeitungsebene gesehen.

Der vorliegende Entwurf des Stellenplans berücksichtigt, die von den Gutachtern vorgestellten Zwischenergebnisse in sehr abgeschwächter Form. So ist z. B. eine zusätzliche Fachbereichsleitungsstelle vorgesehen, auf eine zusätzliche Sachgebietsleitungsebene wurde aber verzichtet. Er berücksichtigt auch dringende Personalverstärkungen auf Sachbearbeitungsebene, versucht aber auch anstehende organisatorische Änderungen einzubeziehen. Z. B. wird im Laufe des Jahres der digitale Anordnungsworkflow erwartet und wird dadurch eine Entlastung in der Geschäftsbuchhaltung und der Finanzbuchhaltung vermutet. Deshalb ist für diese Bereiche (vorerst) auch keine Personalverstärkung vorgesehen. Weiter wird zu beobachten sein, ob die Personalverwaltung den im gesamten Amtsbereich gewachsenem Personalbestand der letzten Jahre (z. B. Amtsverwaltung, Bauhof Bornhöved, Reinigungskräfte und geförderte Arbeitskräfte beim Schulverband Sventana Bornhöved, Reinigungs-, Mensa- und „Stuben“kräfte bei der Gemeinde Trappenkamp) bewältigen kann.

Mit dem Entwurf des Stellenplanes 2023 steigt die Anzahl der Stellen gegenüber dem Vorjahr um 4,97 Stellen von 41,11 auf 46,08 Stellen.

Wenn das Organisationsgutachten mit den Stellenbewertungen im Laufe diesen Jahres vorgelegt wird, wird zu entscheiden sein, ob und welche organisatorischen Änderungen vorgenommen werden sollen. Dieses wird dazu führen, dass der Stellenplan 2024 grundlegend zu überdenken ist. Dabei ist auch zu berücksichtigen, ob die erwarteten Arbeitserleichterungen eingetreten sind und/oder ob weitere Stellenverstärkungen auf Sachgebietsebene notwendig sind.

Nachfolgend werden die Änderungen im Stellenplan in kompakter Form vorgestellt:

lfd. Nr. 1 neue Vollzeitstelle LVB mit A15,

lfd. Nr. 1.1 alte Vollzeitstelle LVB mit A13Z muss weiterhin ausgewiesen werden (Rückkehrrecht),

lfd. Nr. 2 neue Vollzeitstelle Fachbereichsleitung zentrale Dienste mit EG 12,

lfd. Nr. 3 Anhebung der Teilzeitstelle Geschäftszimmer um 0,09 Stellen mit EG 5,

lfd. Nr. 9 Anhebung der Teilzeitstelle Zentrale Vergabestelle um 0,13 Stellen mit EG 9a,

lfd. Nr. 10 Neuaufteilung alte Vollzeitstelle aus dem Bauamt zu 50 %, 0,50 Stelle Bezeichnung Zentrale Vergabestelle, Beschaffung VOB mit EG 9a (mit jetziger Stelleinhaberin fachbereichsübergreifend! Siehe auch lfd. Nr. 55),

lfd. Nr. 11 Wegfall KW-Vermerk, dadurch verbleibt die Stelle mit 0,77 Stellen EG 8 (bisher „gedeckelt“ aus Nachwuchsstelle),

lfd. Nr. 16 „Änderung“ Bewertung von A10 auf EG 9 c Haupt- und Personalverwaltung,

lfd. Nr. 18 Änderung Bewertung von EG 11 auf EG 12 Fachbereichsleitung Finanzen,

lfd. Nr. 20 Anhebung um 0,13 Stellen mit EG 10 Haushalte und Bilanzbuchhaltung,

lfd. Nr. 23 Absenkung um 0,05 Stellen mit EG 6 Amtskasse, Vollstreckung und Finanzbuchhaltung,

lfd. Nr. 24 Anhebung um 0,05 Stellen mit EG 6 Amtskasse, Vollstreckung und Finanzbuchhaltung,

Kurze Zusatzergänzung:

Die Bezeichnung der Stellen lfd. Nr. 30 und 31 sind zukünftig gleich (Steuern und Abgaben, Geschäftsbuchhaltung).

lfd. Nr. 33 wegfallende Stelle minus 0,20 Stellen mit A10 Schulen und Kindertagesstätten,

lfd. Nr. 34 neue Teilzeitstelle Schulen und Kindertagesstätten mit 0,50 Stellen und EG 9a (teilbewertet nach EG 8 mit 0,14 Stellen – bisher „gedeckelt“ aus Nachwuchsstelle),

lfd. Nr. 36, 37 und 38 Anhebung der jeweiligen Teilzeitstellen um jeweils 0,08 Stellen mit EG 6 EWO,

lfd. Nr. 41 neue Teilzeitstelle Unterstützung Ordnungsamt mit 0,50 Stellen EG 9a (bisher zusätzlich, keine Deckelung – jedenfalls nicht im Personalamt bekannt),

lfd. Nr. 42 wegfallende Stelle minus 0,80 Stellen mit A10 Standesamt,

lfd. Nr. 43 neue Teilzeitstelle mit 0,69 Stellen mit EG 9b Standesamt,

lfd. Nr. 44 Absenkung der Teilzeitstelle auf 0,77 Stellen mit EG 8 (Neubesetzung ab 01.01.2023),

lfd. Nr. 47 – KW-Vermerk weggefallen ab 2023, alter Stelleninhaber in Rente gegangen (wird nicht in der Veränderungsliste aufgeführt, da „nur“ KW-Vermerk entfällt).

lfd. Nr. 48 Änderung der Bewertung von EG 11 auf EG 12 Fachbereichsleitung Bauen und Planen usw.,

lfd. Nr. 49 neue Teilzeitstelle Verwaltung Assistenz mit 0,50 Stellen mit EG 8,

lfd. Nr. 50 Anhebung um 0,39 Stellen auf eine Vollzeitstelle Beiträge, städtebauliche Sanierung und Ortsentwicklung (Stelle unbesetzt ab 01.01.2023),

lfd. Nr. 54 Anhebung um 0,27 Stellen auf 0,77 Stellen mit EG 11 Hoch-/Tiefbau Ingenieur/in,

lfd. Nr. 55 Neuaufteilung alte Vollzeitstelle Bauamt in Teilzeitstelle mit 50 %, 0,50 Stelle mit EG 9a Verwaltung Hoch-/Tiefbau (siehe auch lfd. Nr. 10 – mit jetziger Stelleninhaberin fachbereichsübergreifend!),

lfd. Nr. 56 neue Teilzeitstelle Verwaltung Assistenz Hoch-/Tiefbau mit EG 8 und

lfd. Nr. 60 wieder Ausweisung als Vollzeitstelle 1,0 Stellen mit EG 5 Nachwuchsstelle.

Abschließend ist zum Stellenplan darauf hinzuweisen, dass der Stellenplan zwar eine neue zusätzliche Fachbereichsleitungsstelle enthält, es ist aber noch gar nicht durch den Amtsausschuss entschieden, ob die Organisationsstruktur wieder auf vier Fachbereiche geändert wird. Eine Entscheidung darüber wird erst erwartet, wenn das Schlussgutachten der Fa. KUBUS vorliegt. Die Stelle wurde aber vorsorglich aufgenommen, um zeitnah eine Stellenausschreibung vornehmen zu können, wenn sich der Amtsausschuss für eine entsprechende Änderung entscheiden sollte.

Finanzielle Auswirkungen:

Der Ergebnisplan weist einen Jahresfehlbetrag von 8.700 EUR aus.

Der Finanzplan weist weder einen Finanzmittelzufluss noch einen –abfluss aus.

Eckwerte des Haushaltsentwurfs

Beschlussvorschlag:

Der Finanzausschuss empfiehlt dem Amtsausschuss den als Vorlage verteilten Haushalt 2023 mit den in dieser Sitzung besprochenen Änderungen zu beschließen.

Anlage/n:

Berechnung/Verteilung Amtsumlage

Ergebnis- und Finanzplan

Aufstellung Produktsachkonten

Übersichten

Stellenplan