Vorlage - VO/2019/265/01Amt-1
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Sachverhalt:
Die vorliegende Beschlussvorlage wurde inhaltlich bereits in der Sitzung des Amtsausschusses am 10.09.2019 behandelt (VO/2019/265/01). Abweichend zum Beschlussvorschlag der Verwaltung wurde damals beschlossen:
Der Amtsausschuss beschließt:
- Im Rahmen einer Amtsausschusssitzung im November 2019 wird der Haushaltsentwurf 2020 einer detaillierten Einzelprüfung unterzogen.
- In einer möglichst zeitnah nachgelagerten weiteren Amtsausschusssitzung, soll die punktuelle Unzufriedenheit aus dem Ehrenamt thematisiert werden.
Im Zuge der Haushaltsberatungen 2020 am 07.01.2020 wurde die Höhe der Amtsumlage erneut kritisch thematisiert.
Eine für alle Mitglieder des Amtsausschusses zufriedenstellende Erklärung für die Höhe der Amtsumlage im Vergleich zu anderen Amtsverwaltungen konnte im Zuge der Haushaltsberatungen nicht erreicht werden.
Aus diesem Grund wird erneut die Idee für ein Personalbedarfs- und Organisationsgutachten
zur Diskussion gestellt.
Es wird verwaltungsseitig vorgeschlagen, ein qualifiziertes externes Beratungsunternehmen mit einer Untersuchung der Amtsverwaltung zu beauftragen.
Die Untersuchung sollte zwei Ziele verfolgen:
- Eine Untersuchung des (theoretischen) Personalbedarfs der Verwaltung und Vergleich mit der Ist-Situation aufgrund der aktuell wahrzunehmenden Aufgaben.
Bei der Aufgabenanalyse sind Quantität und Qualität der Leistungen gleichermaßen zu berücksichtigen (Personalbedarfsanalyse).
- Mögliche Schwachstellen innerhalb der hausinternen Arbeitsabläufe sind darzustellen und entsprechende Verbesserungsmöglichkeiten zu erarbeiten, um hier langfristig Kosten einsparen zu können (Analyse der Ablauforganisation).
Als Ergebnis der Untersuchung wird ein Gutachten erwartet, das eine nachvollziehbare und sowohl von Seiten des Ehrenamtes als auch von der Verwaltung akzeptierte Aussage über den erforderlichen Personalbedarf der Verwaltung trifft.
Auf Grundlage der Verknüpfung von Aufgabenumfang und Leistungsqualität einerseits und dem daraus resultierenden personellen Bedarf andererseits sind zudem konkrete Vorschläge zur Veränderung der Aufgabenwahrnehmung und/oder Änderung des Personalbedarfs vorzulegen.
Zudem sollte das Gutachten konkrete Verbesserungsvorschläge für festgestellte Mängel in der Ablauforganisation der Verwaltung sowie zwischen Verwaltung und Ehrenamt darstellen.
Aus Sicht des Vergaberechtes kann der Auftrag für die Untersuchung und das Gutachten im Rahmen einer beschränkten öffentlichen Ausschreibung erfolgen.
Hierzu werden drei geeignete Unternehmen zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert.
Das hierfür erforderliche Leistungsverzeichnis müsste im Vorwege erstellt werden.
Um ein hohes Maß an Transparenz und Abstimmung zwischen dem Ehrenamt und der Verwaltung zu erreichen, wird vorgeschlagen, dass eine Arbeitsgruppe aus Vertretern des Ehrenamtes und der Verwaltung das Leistungsverzeichnis gemeinsam erarbeitet und danach auch den weiteren Prozess der Untersuchung begleitet.
Die Arbeitsgruppe könnte z.B. aus den Mitgliedern des Finanzausschusses, dem Amtsvorsteher, dem LVB und den vier Fachbereichsleitungen sowie dem Personalrat bestehen.
Aus der Arbeitsgruppe heraus wird ein/e Vorsitzende/r bestimmt, die/der regelmäßig im Amtsausschuss über den aktuellen Sachstand berichtet.
Finanzielle Auswirkungen:
Haushaltsmittel stehen auf dem PSK 111020.5431070 in Höhe von 60.000 € zur Verfügung.
Beschlussvorschlag:
Der Amtsausschuss beschließt:
- In der Amtsverwaltung ist durch ein geeignetes externes Unternehmen zeitnah eine Untersuchung durchzuführen. Ziel der Untersuchung soll ein Gutachten mit den beiden im Sachverhalt näher beschriebenen Schwerpunkten sein:
a. Personalbedarfsanalyse
b. Analyse der Ablauforganisation
- Zur Vorbereitung und Begleitung der Untersuchung wird eine Arbeitsgruppe, bestehend aus folgenden Personen des Ehrenamtes und der Verwaltung eingesetzt:
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Aus der Arbeitsgruppe heraus wird ein/e Vorsitzende/r bestimmt, die/der regelmäßig im Amtsausschuss über den aktuellen Sachstand berichtet.
Anlage/n:
keine
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