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Vorlage - VO/2020/037/01Amt  

Betreff: Beschaffung einer neuen Finanzsoftware - Grundsatzbeschluss
Status:öffentlichVorlage-Art:Vorlage
Verfasser:Jörg Tietgen
Federführend:Leitende/r Verwaltungsbeamte/r Bearbeiter/-in: Tietgen, Joerg
Beratungsfolge:
Amtsausschuss des Amtes Bornhöved Entscheidung
26.02.2020 
Sitzung des Amtsausschusses des Amtes Bornhöved ungeändert beschlossen   

Sachverhalt
Finanzielle Auswirkungen
Beschlussvorschlag
Anlage/n

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Sachverhalt:

 

Die vom Amt Bornhöved eingesetzte Finanzsoftware für die Bereiche Haushalt, Steuern und Abgaben sowie Amtskasse –CIP KD 4.2- ist veraltet und entspricht nicht mehr den heutigen Anforderungen.

Die Arbeitsläufe sind kompliziert und oftmals ist der Einsatz zusätzlicher Programme wie Word oder Excel erforderlich. Erforderliche Programmanpassungen, z.B. bei Steuer- und Abgabebescheiden, ist nur sehr schwer möglich oder müssten mit extra Kosten beim Hersteller beauftragt werden.

Der Hersteller der jetzigen Software hat aufgrund der bekannten Einschränkungen und Mängel bereits vor einigen Jahren damit begonnen eine komplette Neuentwicklung / Neuprogrammierung vorzunehmen. Das neue Verfahren –CIP KD 6.0- ist nach Herstellerangaben in den Grundmodulen fertig und wird bereits als „Update“ an Bestandskunden ausgeliefert.

Wie lange die alte Software vom Hersteller noch gepflegt wird, kann derzeit nicht eingeschätzt werden. Ein deutlich schlechterer und langsamerer Support ist jedoch bereits im letzten Jahr spürbar gewesen.

 

Aus den genannten Gründen hat die Verwaltung im Sommer 2019 begonnen, ein alternatives Finanzverfahren zu suchen.

Dabei kommen aus technischer und wirtschaftlicher Sicht nur Programme in Betracht, die im Rechenzentrum von Dataport AöR betrieben werden können. Weiterhin sollte es sich um Programme aus dem sog. „Standardwarenkorb für Kommunalverwaltungen“ bei Dataport handeln. Diese Programme werden von mehreren Verwaltungen genutzt, was die laufenden Betriebs- und Wartungskosten auf Seiten Dataport und somit auch bei den einzelnen Endkunden reduziert.

 

Zur Auswahl stehen daher derzeit nur folgende drei Fachverfahren zur Verfügung:

  • OK.FIS
  • CIP KD 4.2
  • H&H proDoppik

 

Derzeit gibt es von Dataport noch keine verbindliche Aussage, ob und wann die neue Software CIP KD 6.0 auch in den Standardwarenkorb übernommen wird.

Dennoch wurde bei dem Vergleich der verschiedenen Programme bereits die neue Version CIP KD 6.0 herangezogen.

 

Als für die Amtsverwaltung Bornhöved am besten geeignete Software hat sich das Verfahren H&H proDoppik herausgestellt.

Das Programm bietet mit seinen verschiedenen Modulen erweiterte Möglichkeiten wie z.B. eine zentrale Kredit- und Ausleiheverwaltung, ein integriertes Verfahren für die Vollstreckung (derzeit ist hier noch eine gesonderte Software erforderlich) oder auch eine integrierte Kosten- und Leistungsrechnung.

 

Das entscheidende Merkmal von H&H proDoppik ist jedoch, dass ein Programmwechsel mit vollständiger Übernahme der laufenden Bewegungsdaten aus dem Altverfahren innerhalb eines Haushaltsjahres möglich ist.

Damit könnten z.B. die noch ausstehenden Jahresabschlüsse bereits in H&H proDoppik erstellt und gleichzeitig mit der Haushaltsplanung für 2021 begonnen werden.

Diese Möglichkeit besteht bei den beiden anderen Verfahren nicht.

 

Das Verfahren H&H proDoppik verfügt über die erforderlichen Schnittstellen zum Verfahren der eAkte (VIS) und zum geplanten neuen Programm für den Bürgerservice (VOIS). So lassen sich zukünftig Steuer- und Abgabenbescheide revisionssicher in der eAkte speichern oder Einzahlungen aus dem Einwohnermeldeamt direkt im Kassenverfahren verarbeiten.

 

Sollte der Amtsausschuss der Beschaffung des Programms H&H proDoppik zustimmen, so ist die Programmeinführung ab März 2020 geplant. Dabei werden bis zu den Sommerferien die grundlegenden Programmeinrichtungen vorgenommen und mit der Datenübernahme begonnen. Nach den Sommerferien sollen dann die notwendigen Schulungen erfolgen. Der Echtbetrieb des neuen Programms ist zum 01.10.2020 beabsichtigt.

 

Zwei Programmteile sollen erst später in den Betrieb gehen. Für 2021 ist die Einführung der vollständig elektronischen Rechnungsbearbeitung geplant, für 2022 die Nutzung des Moduls für Kosten- und Leistungsrechnung.

Beide Module sind bereits im vorliegenden Angebot von H&H enthalten und sollen auch gleich mit beauftragt werden. Die Zahlung der Lizenzkosten erfolgt aber erst, wenn die Programmfunktionen auch tatsächlich genutzt werden.

Diese zeitliche Abstufung bei der Einführung der Programmfunktionen ist erforderlich, da die Mitarbeiter/innen zunächst die Hauptmodule des Programms sicher beherrschen müssen und mögliche Fehler bei der Programmumstellung möglichst behoben sein sollten.

 

 

 

 

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Finanzielle Auswirkungen:

 

       2020  2021  2022

Programmlizenzen, einmalig    43.100 € 9.000 € 3.200 €

Installation, Datenübernahme, Schulungen  45.100 € 6.100 € 2.100 €

Wartungskosten, monatlich         800 €    800+200 € 1.000 + 100 €

 

Die Haushaltsmittel für 2020 stehen auf den entsprechenden Sachkonten bereit.

 

 

 

 

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Beschlussvorschlag:

 

Der Amtsausschuss beschließt die Beschaffung des Finanzverfahrens H&H proDoppik im Haushaltsjahr 2020.

Der Amtsvorsteher wird ermächtigt und beauftragt, die entsprechenden Verträge zu schließen.

Zudem sind die Verträge mit dem bisherigen Verfahrensbetreiber für die Software CIP bedarfs- und fristgerecht zu kündigen.

 

 

 

 

 

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Anlage/n:

 

keine

 

 

 

 

 

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