Vorlage - VO/2020/015/01Amt  

Sachverhalt:

Die Finanzbuchhaltung / Amtskasse wurde am 02.08.2019 vom Gemeindeprüfungsamt (GPA) des Kreises Segeberg einer unvermutete Kassenprüfung unterzogen. Die Prüfung umfasste den Zeitraum vom 11.07.2017 bis 02.08.2019. In dem hierüber angefertigten Prüfungsbericht vom 17.09.2019 wird zu einigen Punkten (im Prüfungsbericht mit einem schwarzen Randbalken versehen) eine Stellungnahme bis zum 31.01.2020 gefordert.

Mit Schreiben vom 13.01.2020 wurde eine Fristverlängerung, aufgrund der Sitzungstermine des Amtsausschusses, beantragt.

Die Verwaltung schlägt vor, zum Prüfbericht vom 17.09.2019, wie folgt Stellung zu nehmen:

Stellungnahme:

Zu 2. Zahlstellen / Handvorschüsse / Einnahmekassen

Zu 2.1 Allgemeines (Seite 4 Abs. 2 - 3 des Prüfberichtes)
Die Dienstanweisung wird bei Zeiten überarbeitet und angepasst um die Abrechnungsmodalitäten und Buchführung der Einnahmekasse verbindlich festzulegen.

Zu 2.1 Erforderliche Regelungen (Seite 5 Abs. 1 des Prüfberichtes)
Gem. § 34 Abs. 3 GemHVO-Doppik, können für die Erledigung des Zahlungsverkehrs Zahlstellen und Handvorschüsse gewährt werden.
Gem. § 23 Abs. 4 der Dienstanweisung für die Finanzbuchhaltung des Amtes Bornhöved sind Einnahmekassen in den Sachgebieten 11-2, 11-3 und 11-4 eingerichtet.

Diese Einnahmekassen sind Teil der Finanzbuchhaltung (§ 23 Abs. 1 der Dienstanweisung für die Finanzbuchhaltung des Amtes Bornhöved).
Aus der logischen Konsequenz, obliegt die Verantwortung der Zahlstellen folglich der Finanzbuchhaltung. Die Zuordnung der Zahlstellen erfolgte in den Sachgebieten.

Die Leitung der Finanzbuchhaltung sowie ihre Stellvertretung wurden namentlich bestellt.

Eine weitere namentliche Bestellung der verantwortlichen Kassenverwalter/innen ist somit entbehrlich.

Zu 2.3 Verkauf von Gegenständen (Seite 6 des Prüfberichtes)
Es wurde eine Inventur der Hissflaggen vorgenommen und die Listen wurden entsprechend aktualisiert. Zukünftig wird eine turnusmäßige Prüfung des Bestandes erfolgen und die jeweiligen Listen auf dem aktuellen tatsächlichen Stand fortgeführt.

Zu 3. Zeitbuchführung (Seite 7 des Prüfberichtes)
Die Bestände des Zeitbuches wurden in den Bestand des Folgejahres übernommen.
Dennoch werden weiterhin fehlerhafte Bestände ausgewiesen.
Möglicherweise entsteht diese fehlerhafte Darstellung durch die noch nicht erstellten Jahresabschlüsse des Amtes.
Hierzu wurde mit der Beraterfirma erneut Kontakt aufgenommen und entsprechende Bearbeitungstermine im Januar 2020 vereinbart.
Eine Korrektur scheint bis zum Ende des I. Quartals 2020 (nach Erstellung der fehlenden Jahresabschlüsse) realistisch.

In der Praxis hat sich gezeigt, dass ein täglicher Tagesabschluss vom Arbeitsablauf und Aufwand her in der Regel nicht durchführbar ist. Hierzu wird auf die vergangene Stellungnahme verwiesen und nicht wiederholt.

Es wird auf die Möglichkeit des §34 Abs. 2 Satz 2 GemHVO-Doppik zurückgegriffen und für die Abstimmung der Finanzrechnungskonten ein längerer Zeitraum gewählt.

Zu 6. Verwahrung von Wertgegenständen (Seiten 9 und 10 des Prüfberichtes)
1.+ 2 .Wie empfohlen wurde eine völlig neue EXCEL-Tabelle angelegt, das Wertezeit- und Sachbuch wird zukünftig in einer fortlaufenden Tabelle geführt.

3.+4. Es wurden neue Dokumentenhüllen beschafft und neu beschriftet. Die alten        Hüllen wurden vernichtet.

Die Auslieferungsanordnungen wurden aus den Ordnern entfernt und werden gesondert aufbewahrt.

5. Die Schlüssel, Goldmünzen- und Entwürfe für das Wappen der Gemeinde Trappenkamp, wurden aus dem Verwahrgelass ausgeliefert. Die Gegenstände

werden jetzt an geeigneteren Orten aufbewahrt.

6. Die Mitarbeiterinnen der Amtskasse auch bereits in der Vergangenheit auf die im EDV-System hinterlegte Liste des Verwahrgelasses zugreifen. Hier wird zukünftig auf eine bessere Umsetzung hingewirkt.

7. In der Praxis werden die Auslieferungen von dem empfangendem ausgefüllt- und    unterschrieben vorgelegt. Auf eine bessere Umsetzung wird hingewirkt.

Zu 7. Örtliche Prüfung der Finanzbuchhaltung (Seite 10)
Die Anmerkungen treffen zu.

Die Finanzbuchhaltung und Verwaltung sind weiterhin bemüht, ihre Aufgaben den geltenden Vorschriften entsprechend durchzuführen.

Die Umsetzung der weiteren Anmerkungen des Prüfberichtes, welche sich nicht kurzfristig umsetzen lassen, wird zeitnah erfolgen.

Finanzielle Auswirkungen:

Keine.

Beschlussvorschlag:

Zum Prüfungsbericht des Gemeindeprüfungsamtes des Kreises Segeberg vom 17.09.2019 wird wie in der Sachverhaltsschilderung aufgeführt Stellung genommen.

Anlage/n:

Prüfbericht zur unvermuteten Prüfung der Finanzbuchhaltung des Amtes Bornhöved im Haushaltsjahr 2019.