Vorlage - VO/2019/450/09SV  

Sachverhalt:

Die Geschäftsordnung (GeschO) ist aus folgenden Gründen zu ändern:

1. Grundsatzbeschluss, Umstellungszeitpunkt

Die Schulverbandsversammlung hat sich in ihrer Sitzung am 24.10.2019 mit der Thematik einer künftig digitalen Gremienarbeit über das Ratsinformationssystem Allris auseinander gesetzt und beschlossen, im kommenden Jahr auf die digitale Gremienarbeit umzustellen. Erforderlich dazu sind entsprechende Änderungen in der Geschäftsordnung.

Da die Mitglieder des Schulverbands aus dem Kreis Segeberg bereits in der Vergangenheit einen entsprechenden Beschluss für ihre jeweiligen Gemeinden gefasst haben und auch sämtliche Mitglieder mit entsprechenden Geräten ausgestattet sind, kann bei diesen eine zeitnahe Umstellung für den Schulverband erfolgen.

Die Mitglieds-Gemeinden aus dem Kreis Plön haben bis dato nur teilweise einen Beschluss zur Einführung der digitalen Gremienarbeit gefasst.

Daher sieht der Beschluss vom 24.10.2019 auch eine zeitversetzte Umstellung (01.01.2020 bzw. 01.04.2020) auf die künftig digitale Gremienarbeit beim Schulverband vor.

In die als Anlage beigefügte I. Änderung der Geschäftsordnung (Entwurf) wurde dieses entsprechend eingearbeitet.

2. Ausstattung mit bzw. Einsatz von Geräten

Da bislang nicht sämtliche Mitglieder der Mitglieds-Gemeinden aus dem Kreis Plön auf die digitale Gremienarbeit umstellen wollen und zum Teil auch nicht mit Geräten ausgestattet sind, ist zu überlegen, welche Möglichkeiten es gibt, sie hier „mitzunehmen“.

Die Kommunalaufsicht des Kreises Segeberg hat auf Anfrage mitgeteilt, dass die Schulverbandsversammlung über die Geschäftsordnung das Verfahren für die Bereitstellung von Sitzungsunterlagen verbindlich regeln kann. Wenn aber ein einheitliches digitales Verfahren ohne Ausnahmen geregelt wird, dann muss die Schulverbandsversammlung die Mitglieder bei Bedarf mit entsprechend technischen Geräten ausstatten und den elektronischen Zugang zur Verfügung stellen.

Vorgeschlagen wird insoweit, den Mitgliedern, die einen entsprechenden Bedarf anzeigen, mit einem adäquaten Gerät auszustatten. Im Nachgang zu dieser Beschlussvorlage wird die Verwaltung daher den Mitgliedern noch eine gesonderte Auflistung mit in Frage kommenden Geräten zusenden, sodass die betr. Mitglieder zur Sitzung schon eine Vor-Auswahl hierüber treffen können.

Nähere Informationen zur Beschaffung und zum Umgang mit digitalen Geräten wie auch zu der Möglichkeit, private Geräte einzusetzen, wurden bereits in der zur Sitzung vom 24.10.2019 eingebrachten Beschlussvorlage VO/2019/363/09SV gegeben.

Ein Beschluss zur Beschaffung von digitalen Geräten ist bislang nicht gefasst worden und ist nachzuholen.

3. Stellvertretende Mitglieder

Die Gemeindeordnung wurde in § 46 Abs. 6 um die Sätze 3 und 4 erweitert. Dort heißt es:

Im Falle der Zulassung von Stellvertretungen im Sinne von Absatz 4 sind ihren Stellvertreterinnen und Stellvertretern unabhängig vom Vertretungsfall Sitzungsvorlagen, Protokolle und sonstige Unterlagen zur Vorbereitung der Sitzungen des Ausschusses, dem sie angehören, zur Verfügung zu stellen. Ebenso haben diese auch unabhängig vom Vertretungsfall Zutritt zu den nichtöffentlichen Sitzungen des Ausschusses, dem sie angehören.

Gemäß § 12 Abs. 7 GkZ i.V.m. § 46 Abs. 6 GO ist diese Regelung auch für den Schulverband anzuwenden. Damit haben auch Gemeindevertreter*innen, die nur als stellvertretendes Mitglied in einen Ausschuss der Schulverbandsversammlung gewählt sind, ein Anwesenheitsrecht und einen Anspruch auf Sitzungsunterlagen für „ihren“ Ausschuss, in den sie gewählt wurden.

Entsprechende Anpassungen in der GeschO wurden auch dazu berücksichtigt.

4. Niederschrift

Bei Durchsicht der GeschO ist aufgefallen, dass die Regelungen zur Fertigung einer Niederschrift (siehe § 18 Abs. 1 in der GeschO) sehr detailliert dargestellt sind und weit über die gesetzlichen Vorgaben hinausgehen.

Der in § 5 Abs. 6 GkZ i.V.m. § 41 GO definierte Standard zur Protokollführung ist aus Sicht der Verwaltung jedoch ausreichend. Auf eine zusätzliche Regelung in der GeschO kann daher verzichtet werden.

Finanzielle Auswirkungen:

Einsparungen von Kosten für die Beschaffung von Papier und für den Versand.

Kosten für die Beschaffung von Geräten (ca. 350 € - 1.000 €, ggf. zzgl. Zubehör).

Beschlussvorschlag:

1. Die Schulverbandsversammlung beschließt die im Entwurf beigefügte I. Änderung der Geschäftsordnung (GeschO) des Schulverbandes Sventana Bornhöved vom 05.05.2014.

2. Die Schulverbandsversammlung beschließt die Beschaffung von digitalen Geräten für folgende Mitglieder:

a) Herr/Frau ………...; mit folgendem Gerät/Zubehör: … (aus der Geräteliste auszuwählen)…

b) Herr/Frau ………...; mit folgendem Gerät/Zubehör: … (aus der Geräteliste auszuwählen)…

c) Herr/Frau ………...; mit folgendem Gerät/Zubehör: … (aus der Geräteliste auszuwählen)…

…

Anlage/n:

I. Änderung der Geschäftsordnung (GeschO) des Schulverbandes Sventana Bornhöved vom 05.05.2014 (Entwurf).