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Vorlage - VO/2019/363/09SV  

Betreff: Einführung digitaler Gremienarbeit
Status:öffentlichVorlage-Art:Vorlage
Verfasser:Petra Willhöft
Federführend:10 Hauptverwaltung Bearbeiter/-in: Willhöft, Petra
Beratungsfolge:
Schulverbandsversammlung des Schulverbandes Sventana Bornhöved Entscheidung
24.10.2019 
Sitzung der Schulverbandsversammlung des Schulverbandes Sventana Bornhöved geändert beschlossen   

Sachverhalt
Finanzielle Auswirkungen
Beschlussvorschlag
Anlage/n

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Sachverhalt:

 

Seit 2011 werden die für die Schulverbandsversammlung und ihre Ausschüsse erforderlichen Einladungen, Beschlussvorlagen und Niederschriften mit dem Ratsinformationssystem ALLRIS erstellt und sind hierüber abrufbar. Dabei werden alle Unterlagen bislang in Papierform den Mitgliedern der Gremien zur Verfügung gestellt.

 

Die Gemeinden des Amtes Bornhöved sowie das Amt Bornhöved haben sich bereits im vergangenen Jahr mit der Thematik „Einführung einer papierlosen Gremienarbeit“ (digitaler Versand von Einladungen und Beschlussvorlagen über das Ratsinformationssystem ALLRIS) auseinandergesetzt. Sämtliche Gemeinden wie auch das Amt haben sich hierbei für eine Umstellung auf den papierlosen Versand entschieden; die meisten arbeiten auch zwischenzeitlich schon komplett digital.

 

Mit der vorliegenden Beschlussvorlage wird auch die Schulverbandsversammlung gebeten, sich mit dem Thema der ausschließlich papierlosen Gremienarbeit beim Schulverband auseinander zu setzen bzw. einen entsprechenden Grundsatzbeschluss zu fassen.

 

Die Vorteile einer digitalen Gremienarbeit stellen sich im Wesentlichen wie folgt dar:

- Der Einsatz mit digitalen Geräten ermöglicht ein effizienteres Arbeiten mit den Dokumenten.

- Der Transport von Dokumenten in Papierform wird minimiert.

- Die Druckkosten werden reduziert.

- Die Laufzeiten durch den Postversand fallen weg.

- Durch die Zugangssicherung mittels Passwort werden die heutigen Ansprüche an den Datenschutz deutlich besser umgesetzt als dieses in Papierform möglich ist.

 

Darüber hinaus besteht natürlich weiterhin die Möglichkeit, Unterlagen per Post zu versenden, sofern der Einzelfall es erfordert.

 

digitale Geräte

Sollte die Schulverbandsversammlung die digitale Gremienarbeit für sich einführen wollen, ist eine Ausstattung der Mitglieder der Schulverbandsversammlung und ihrer Ausschüsse mit Tablet-PC’s erforderlich. Allerdings müssten nicht alle Mitglieder mit Geräten ausgestattet werden, da zumindest bei den Mitgliedern aus dem Amtsbereich Bornhöved bereits Tablet-PC’s vorhanden sind. Inwieweit bei den Mitgliedern aus dem Amtsbereich Bokhorst-Wankendorf bereits Geräte vorhanden sind, kann derzeit nicht beurteilt werden. Daher müsste in der Sitzung diskutiert werden, ob und in welcher Form für diese Mitglieder noch Geräte bereit zu stellen sind. Die Kosten für die Beschaffung solcher Geräte liegen im Bereich zwischen ca. 350 € und 1.000 € pro Mandatsträger (ggf. zzgl. Zubehör).

 

Die Nutzung privater Endgeräte für die digitale Gremienarbeit wäre unter folgenden Voraussetzungen möglich:

-       Der Mandatsträger / die Mandatsträgerin ist persönlich für die Einhaltung der Zugangssicherung (z.B. Passwortschutz), Datensicherheit (z.B. Verschlüsselung) und des Datenschutzes (Verarbeitung der Daten) auf den privaten Endgeräten verantwortlich.

Das schließt auch die endgültige Löschung der Daten nach der Amtszeit mit ein.

-       Das Amt Bornhöved schließt jegliche Haftung bei Fehlbedienung, Fahrlässigkeit und Missbrauch aus.

-       Die technische Wartung und Konfiguration der Geräte und der installieren Applikationen obliegt ausschließlich dem Mandatsträger / der Mandatsträgerin oder dem Eigentümer / der Eigentümerin.

Das Amt Bornhöved kann bei privaten Endgeräten keinen Support anbieten.

-       Das Risiko technischer Defekte oder Beschädigungen am Endgerät während der dienstlichen Tätigkeit trägt der Mandatsträger / die Mandatsträgerin.

Das Amt Bornhöved übernimmt bei Schäden keinerlei Haftung.

 

 

 

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Finanzielle Auswirkungen:

(siehe Sachverhalt)

 

 

 

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Beschlussvorschlag:

Die Schulverbandsversammlung beschließt die grundsätzliche Einführung der digitalen Gremienarbeit mit Tablet-PCs.

 

Hierzu sind die entsprechenden Änderungen in der Geschäftsordnung durch die Verwaltung vorzubereiten.

 

 

 

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Anlage/n:

 

 

 

Stammbaum:
VO/2019/363/09SV   Einführung digitaler Gremienarbeit   10 Hauptverwaltung   Vorlage
VO/2019/450/09SV   Digitale Gremienarbeit; hier: Änderung der Geschäftsordnung   10 Hauptverwaltung   Vorlage
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Am Markt 3
24610 Trappenkamp

 

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04323 90770

04323 907727

 

 

 

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