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Vorlage - VO/2019/265/01Amt  

Betreff: Grundsatzbeschluss über ein Personalbedarfs- und Organisationsgutachten für die Amtsverwaltung
Status:öffentlichVorlage-Art:Vorlage
Verfasser:Jörg Tietgen
Federführend:Leitende/r Verwaltungsbeamte/r Bearbeiter/-in: Tietgen, Joerg
Beratungsfolge:
Finanzausschuss des Amtes Bornhöved Vorberatung
02.09.2019 
Sitzung des Finanzausschusses des Amtes Bornhöved abgelehnt   
Amtsausschuss des Amtes Bornhöved Entscheidung
10.09.2019 
Sitzung des Amtsausschusses des Amtes Bornhöved geändert beschlossen   

Sachverhalt
Finanzielle Auswirkungen
Beschlussvorschlag
Anlage/n

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Sachverhalt:

Seit mehreren Jahren wird die Höhe der Amtsumlage des Amtes Bornhöved im Ehrenamt thematisiert.

Hierzu gab es bereits mehrere Vorträge, Präsentationen, Vergleichszahlen und Erläuterungen, die aber scheinbar noch kein zufriedenstellendes Ergebnis brachten.

So wird das Thema Amtsumlage in Hinsicht auf ihre Höhe und auch im Vergleich zu anderen Ämtern weiterhin bei verschiedenen Anlässen diskutiert.

Da

  1. die Personalkosten der hauptsächlich kostenbestimmende Faktor der Amtsumlage sind und
  2. eine punktuelle Unzufriedenheit einiger Bürgermeister an der Zusammenarbeit mit der Verwaltung besteht und
  3. die Diskussion über einen möglichen Austritt der Gemeinde Schmalensee aus dem Amt Bornhöved andauert,

wurde die Idee entwickelt, ein qualifiziertes externes Beratungsunternehmen mit einer Untersuchung der Amtsverwaltung zu beauftragen.

Die Untersuchung sollte zwei Ziele verfolgen:

  1. Eine Untersuchung des (theoretischen) Personalbedarfs der Verwaltung und Vergleich mit der Ist-Situation aufgrund der aktuell wahrzunehmenden Aufgaben.

Bei der Aufgabenanalyse sind Quantität und Qualität der Leistungen gleichermaßen zu berücksichtigen. (Personalbedarfsanalyse)

  1. Mögliche Schwachstellen innerhalb der hausinternen Arbeitsabläufe sind darzustellen und entsprechende Verbesserungsmöglichkeiten zu erarbeiten, um hier langfristig Kosten einsparen zu können (Analyse der Ablauforganisation).

 

Als Ergebnis der Untersuchung wird ein Gutachten erwartet, dass eine nachvollziehbare und sowohl von Seiten des Ehrenamtes als auch von der Verwaltung akzeptierte Aussage über den erforderlichen Personalbedarf der Verwaltung trifft.

Auf Grundlage der Verknüpfung von Aufgabenumfang und Leistungsqualität einerseits und dem resultierenden Personalbedarf andererseits sind zudem konkrete Vorschläge zur Veränderung der Aufgabenwahrnehmung und/oder Änderung des Personalbedarfs vorzulegen.

Zudem sollte das Gutachten konkrete Verbesserungsvorschläge für festgestellte Mängel in der Ablauforganisation der Verwaltung sowie zwischen Verwaltung und Ehrenamt darstellen.

 

An dieser Stelle wird von Seiten der Verwaltung jedoch klargestellt, dass es nicht politisch vorgegebenes Ergebnis der Untersuchung sein kann, dass Umfang und Qualität der Aufgaben/Leistungen gleich bleiben oder verbessert werden und gleichzeitig ein Abbau von Stellen erfolgt, der sich spürbar auf die Höhe der Amtsumlage auswirkt.

Ergänzend wird darauf hingewiesen, dass die Ergebnisse und Vorschläge des Gutachtens nicht alle in kurzer Zeit umgesetzt werden können. Insbesondere die speziellen Rechte der einzelnen Mitarbeiter/innen aus dem Arbeitsrecht oder auch die weitgehenden Mitbestimmungsrechte des Personalrates bleiben erhalten und sind bei jeder Umsetzung von Maßnahmen aus dem Gutachten zu berücksichtigen.

 

Aus Sicht des Vergaberechtes kann der Auftrag für die Untersuchung und das Gutachten im Rahmen einer beschränkten öffentlichen Ausschreibung erfolgen.

Hierzu würden 3-4 geeignete Unternehmen zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert.

Das hierfür erforderliche Leistungsverzeichnis müsste im Vorwege erstellt werden.

Um ein hohes Maß an Transparenz und Abstimmung zwischen dem Ehrenamt und der Verwaltung zu erreichen, wird vorgeschlagen, dass eine Arbeitsgruppe aus Vertretern des Ehrenamtes und der Verwaltung das Leistungsverzeichnis gemeinsam erarbeitet und danach auch den weiteren Prozess der Untersuchung begleitet.

Die Arbeitsgruppe könnte z.B. aus den Mitgliedern des Finanzausschusses, dem Amtsvorsteher, dem LVB und den vier Fachbereichsleitungen sowie dem Personalrat bestehen.

Aus der Arbeitsgruppe heraus wird ein/e Vorsitzende/r bestimmt, die/der regelmäßig im Amtsausschuss über den aktuellen Sachstand berichtet.

 

 

 

 

 

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Finanzielle Auswirkungen:

 

Im Rahmen einer Markterkundung wurde ein Auftragswert von voraussichtlich 60.000 € ermittelt.

 

Mehrbedarf bei Gutachter- und Sachverständigenkosten (PSK: 111020.5431070): 60.000 €

 

Zur Finanzierung der Untersuchung ist kein Nachtragshaushalt erforderlich, da es sich im Verhältnis zum Gesamthaushalt nicht um eine erhebliche Abweichung handelt.

Die erforderlichen Mittel müssen jedoch gem. § 82 GO überplanmäßig bereitgestellt werden.

Deckungsmittel stehen wie folgt zur Verfügung:

Durch Einsparungen in Höhe von 25.000 € bei dem Konto 1/111020.0901000 „Allgemeine Verwaltung - Klimatisierung Dachgeschoss“ und weitere Einsparungen in Höhe von 25.000 € bei dem Konto 1/111030.080000 „Finanzverwaltung - Betriebs- und Geschäftsausstattung (Einplanung Kassenautomat)“, können bereits insgesamt 50.000 € aufgrund der Verschiebung der Maßnahmen freigegeben werden.

Weiterhin werden durch die Nichtbesetzung von Planstellen Personalkosten in nicht unerheblichem Umfang eingespart.

Es wird erwartet, dass der Hauptteil der Rechnung erst im Jahr 2020 kassenwirksam zu zahlen sein wird. In diesem Fall würden die benötigten Finanzmittel in der Haushaltsplanung 2020 neu zu veranschlagen sein.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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Beschlussvorschlag:

 

Der Amtsausschuss beschließt:

  1. In der Amtsverwaltung ist durch ein geeignetes externes Unternehmen zeitnah eine Untersuchung durchzuführen. Ziel der Untersuchung soll ein Gutachten mit den beiden im Sachverhalt näher beschriebenen Schwerpunkten sein:
    1. Personalbedarfsanalyse
    2. Analyse der Ablauforganisation

 

  1. Zur Vorbereitung und Begleitung der Untersuchung wird eine Arbeitsgruppe, bestehend aus folgenden Personen des Ehrenamtes und der Verwaltung eingesetzt:
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  

Aus der Arbeitsgruppe heraus wird ein/e Vorsitzende/r bestimmt, die/der regelmäßig im Amtsausschuss über den aktuellen Sachstand berichtet.

 

  1. Einer überplanmäßigen Mittelbereitstellung auf PSK 1110205431070 in Höhe von 60.000 € gem. § 82 GO wird zugestimmt. Die Unabweisbarkeit der Ausgabe wird festgestellt.

 

 

 

 

 

 

 

 

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Anlage/n:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Stammbaum:
VO/2019/265/01Amt   Grundsatzbeschluss über ein Personalbedarfs- und Organisationsgutachten für die Amtsverwaltung   Leitende/r Verwaltungsbeamte/r   Vorlage
VO/2019/265/01Amt-1   Grundsatzbeschluss über ein Personalbedarfs- und Organisationsgutachten für die Amtsverwaltung   Leitende/r Verwaltungsbeamte/r   Vorlage
VO/2019/265/01Amt-2   Auftragsvergabe eines Personalbedarfs- und Organisationsgutachten für die Amtsverwaltung   Fachbereich 1 - Zentrale Steuerung   Vorlage
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Am Markt 3
24610 Trappenkamp

 

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04323 90770

04323 907727

 

 

 

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(Zentrales Postfach):

 

E-Rechnung

(Postfach für Rechnungseingang):

 

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Leitweg-ID:

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Peppol Participant-ID:

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