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Vorlage - VO/2019/246/05GV  

Betreff: Digitale Gremeinarbeit
hier: Änderung der Geschäftsordnung
Status:öffentlichVorlage-Art:Vorlage
Verfasser:Petra Willhöft
Federführend:10 Hauptverwaltung Bearbeiter/-in: Willhöft, Petra
Beratungsfolge:
Gemeindevertretung der Gemeinde Schmalensee Entscheidung
09.10.2019 
Sitzung der Gemeindevertretung der Gemeinde Schmalensee geändert beschlossen   

Sachverhalt
Finanzielle Auswirkungen
Beschlussvorschlag
Anlage/n

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Sachverhalt:

 

Die Geschäftsordnung (GeschO) ist aus folgenden Gründen zu ändern:

 

  1. Im vergangenen Jahr hat die Gemeindevertretung beschlossen, auf die digitale Gremienarbeit umzustellen. Mit der erfolgten Beschaffung von Tablets sowie der durchgeführten Schulung der Mandatsträgerinnen und Mandatsträger, liegen nun die Voraussetzungen für eine Umstellung auf die vollständige digitale Gremienarbeit vor. So können alle für eine Sitzung relevanten Unterlagen, z.B. die Einladungen zu Sitzungen, Beschlussvorlagen mit Anlagen und Niederschriften, künftig ausschließlich digital versendet und in den Sitzungen behandelt werden.

Die entsprechende Anpassung der GeschO ist in der im Entwurf beigefügten I. Änderung der Geschäftsordnung formuliert.

Fraglich ist derzeit aus Sicht der Verwaltung, ob zu dem von der Gemeindevertretung anvisierten Umstellungszeitpunkt 01.09.2019 (siehe GV-Sitzung vom 29.05.2019) eine vollständige Umstellung auf die digitale Gremienarbeit erfolgen soll.

So wäre z.B. auch eine Übergangsregelung für einen gewissen Zeitraum denkbar, in dem parallel zur Nutzung des Ratsinformationssystems auch noch ein Papierversand erfolgt. Sofern die Gemeindevertretung sich dafür entscheidet, könnte ein Beschluss über die im Beschlussvorschlag formulierte Alternative b) gefasst werden.

 

  1. Die Gemeindeordnung wurde in § 46 Abs. 6 um die Sätze 3 und 4 erweitert. Dort heißt es:

Im Falle der Zulassung von Stellvertretungen im Sinne von Absatz 4 sind ihren Stellvertreterinnen und Stellvertretern unabhängig vom Vertretungsfall Sitzungsvorlagen, Protokolle und sonstige Unterlagen zur Vorbereitung der Sitzungen des Ausschusses, dem sie angehören, zur Verfügung zu stellen. Ebenso haben diese auch unabhängig vom Vertretungsfall Zutritt zu den nichtöffentlichen Sitzungen des Ausschusses, dem sie angehören.

Damit haben auch bürgerliche Ausschussmitglieder, die nur als stellvertretendes Mitglied gewählt sind, ein Anwesenheitsrecht und einen Anspruch auf Sitzungsunterlagen für „ihren“ Ausschuss, in den sie gewählt wurden.

Entsprechende Anpassungen in der GeschO wurden auch dazu berücksichtigt.

 

  1. Bei Durchsicht der GeschO ist aufgefallen, dass die Regelungen zur Fertigung einer Niederschrift (siehe § 18 Abs. 1 in der GeschO) sehr detailliert dargestellt sind und weit über die gesetzlichen Vorgaben hinausgehen.

Der in § 41 Gemeindeordnung definierte Standard zur Protokollführung ist aus Sicht der Verwaltung jedoch ausreichend. Auf eine zusätzliche Regelung in der GeschO kann daher verzichtet werden.

 

 

 

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Finanzielle Auswirkungen:

 

Einsparungen von Kosten für die Beschaffung von Papier und für den Versand.

 

 

 

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Beschlussvorschlag:

 

Alternative a)

Die Gemeindevertretung beschließt die im Entwurf beigefügte I. Änderung der Geschäftsordnung (GeschO) der Gemeinde Schmalensee vom 07.02.2014.

 

oder

 

Alternative b)

Die Gemeindevertretung beschließt die im Entwurf beigefügte I. Änderung der Geschäftsordnung (GeschO) der Gemeinde Schmalensee vom 07.02.2014.

Unbeschadet der neuen Regelung über die digitale Gremienarbeit sind die für die Sitzung relevanten Unterlagen nachrichtlich noch bis zum .….(hier ein Datum einsetzen) …. zusätzlich in Papierform zu versenden.

 

 

 

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Anlage/n:

 

I. Änderung der Geschäftsordnung (Entwurf).

 

 

 

Anlagen:  
  Nr. Name    
Anlage 1 1 2019 06 21 I. Änderung der Geschäftsordnung (Entwurf) (74 KB)      
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