Vorlage - VO/2018/432/10GV  

Sachverhalt:

In der Sitzung des Amtsausschusses am 09.Juli 2018 wurde angeregt, das Thema „digitale Gremienarbeit“ in den Gemeinden des Amtes und beim Amt selbst stärker zu verfolgen.

Es wurde der Wunsch geäußert, dass künftig alle Mitglieder der Gemeindevertretungen und der Fachausschüsse mit einem Tablet-PC und der ALLRIS-App arbeiten sollen. Die Versendung der Einladungen, Beschlussvorlagen und Protokolle soll dann künftig, nach einer gewissen Einarbeitungszeit, entbehrlich sein.

Die Verwaltung hat daraufhin für sieben der acht amtsangehörigen Gemeinden eine  entsprechende Beschlussvorlage formuliert, in der ein Grundsatzbeschluss zur digitalen Gremienarbeit und eine Auswahl verschiedener Tablet-PCs zur künftigen Beschaffung enthalten sind. Derzeit haben fünf Gemeinden den Grundsatzbeschluss bereits gefasst, die Entscheidungen in den beiden anderen Gemeinden stehen noch aus. Es wird jedoch mit einer positiven Entscheidung gerechnet.

Im Falle der Gemeinde Trappenkamp ist die Ausgangslage eine andere, da dort die digitale Gremienarbeit bereits seit Jahren gelebte Praxis ist.

Alle Mitglieder der Gemeindevertretung und die bürgerlichen Ausschussmitglieder sind bereits mit Tablet-PCs ausgestattet worden.

Nach der Kommunalwahl im Mai wurden von ausgeschiedenen Mitgliedern der trappenkamper Gremien Geräte an die Verwaltung zurückgegeben, von den bisher sechs Stück noch nicht wieder neu verteilt wurden.

Die bislang genutzten Geräte sind technisch nicht mehr auf dem neuesten Stand. Insbesondere scheint nach Rückmeldungen an die Verwaltung die Verbindung der Geräte in das WLAN störanfällig zu sein.

Hinzu kommt, dass das eingesetzte Betriebssystem (Android 4.4) nicht aktualisierbar und somit aus Gründen der Datensicherheit und des Datenschutzes bedenklich ist.

Aufgrund der o.g. Beschlussfassungen in den übrigen Gemeinden des Amtes wird die Amtsverwaltung im ersten Quartal 2019 eine umfangreiche Bestellung von neuen Tablet-PCs durchführen. Dieser Sammelbeschaffung könnte sich die Gemeinde Trappenkamp bei Bedarf an neuen Geräten anschließen.

Hierfür müsste jetzt kurzfristig der Bedarf an benötigten Geräten ermittelt und an die Verwaltung gemeldet werden, damit die entsprechenden Haushaltsmittel für den Haushalt 2019 der Gemeinde Trappenkamp eingeplant werden können.

Dieser Vorlage ist ein kleiner Katalog an Tablet-PCs angefügt, die von der Verwaltung für die Beschaffung vorgeschlagen werden.

Die Gemeinde muss sich dabei nicht auf ein einziges der Endgeräte festlegen, sondern kann auch unterschiedliche Endgeräte aus dem Katalog zur Verfügung stellen.

Es wurde von der Verwaltung in diesem Zusammenhang auch geprüft, ob die Verwendung von privaten Geräten (Tablet oder Notebook) für die Gremienarbeit rechtlich zulässig ist.

Grundsätzlich besteht diese Möglichkeit, jedoch nur unter folgenden Voraussetzungen:

• Der Mandatsträger / die Mandatsträgerin ist persönlich für die Einhaltung der Zugangssicherung (z.B. Passwortschutz), Datensicherheit (z.B. Verschlüsselung) und des Datenschutzes (Verarbeitung der Daten) auf den privaten Endgeräten verantwortlich.
• Das schließt auch die endgültige Löschung der Daten nach der Amtszeit mit ein.
• Die Gemeinde Trappenkamp schließt jegliche Haftung bei Fehlbedienung, Fahrlässigkeit und Missbrauch aus.
• Die technische Wartung und Konfiguration der Geräte und der installieren Applikationen obliegt ausschließlich dem Mandatsträger / der Mandatsträgerin oder dem Eigentümer / der Eigentümerin.
• Das Amt Bornhöved kann bei privaten Endgeräten keinen Support anbieten.
• Das Risiko technischer Defekte oder Beschädigungen am Endgerät während der dienstlichen Tätigkeit trägt der Mandatsträger / die Mandatsträgerin.
• Die Gemeinde Trappenkamp übernimmt bei Schäden keinerlei Haftung.

Finanzielle Auswirkungen:

Die finanziellen Auswirkungen können noch nicht konkret benannt werden. Sie sind abhängig von der Art und Anzahl der zu beschaffenen Geräte sowie vom Ergebnis der Sammelausschreibung.

Beschlussvorschlag:

1. Es sollen neue Geräte für die digitale Gremienarbeit beschafft werden.

2. Alternative 1:

Die Gemeindevertretung legt die Art der zu beschaffenden Geräte einheitlich fest.

Es sollen Tablet-PCs ________________________________________________ (bitte Hersteller und Gerätebezeichnung entsprechend Katalog angeben) beschafft werden.

Die Anzahl der Geräte beträgt ______ .

 Alternative 2:

Jedes Mitglied der Gemeindevertretung und die bürgerlichen Ausschussmitglieder können die Art des zu beschaffenden Gerätes frei aus dem Katalog wählen.

Hierfür sind die individuellen Wünsche bis zum 09.11.2018 an Herrn Wittfot oder Herrn Gintel in der Verwaltung zu melden.

3. Auf Wunsch kann eine Schutzhülle mit Standfunktion zusätzlich beschafft werden.

4. Entsprechende Haushaltsmittel sind für das HH-Jahr 2019 einzuplanen.

Anlage/n:

Katalog von Tablet-PCs für die digitale Gremienarbeit.