Vorlage - VO/2018/331/05GV  

Sachverhalt:

Allgemeines

In der Juli-Sitzung des Amtsausschusses wurde die Thematik einer künftig digitalen Gremienarbeit (digitaler Versand von Einladungen und Beschlussvorlagen über ALLRIS) sowie die Ausstattung der einzelnen Gremienmitglieder mit Endgeräten (Tablet-PCs mit der Allris-App) diskutiert. Zu der nächsten Sitzung des Amtsausschusses sollte dazu eine entsprechende Beschlussvorlage durch die Amtsverwaltung ausgearbeitet werden.

Da nun der Amtsausschuss die Einführung einer digitalen Gremienarbeit nur für sich selbst, nicht aber für die einzelnen Gemeinden, beschließen kann, soll mit der vorliegenden Beschlussvorlage auch den Gemeindevertreterinnen und Gemeindevertretern in den einzelnen Gemeinden die Möglichkeit gegeben werden, sich zeitnah mit diesem Thema auseinander zu setzen bzw. einen entsprechenden Beschluss zu fassen.

Die Vorteile einer digitalen Gremienarbeit stellen sich dabei im Wesentlichen wie folgt dar:

- Der Einsatz der Tablet-PCs ermöglicht ein effizienteres Arbeiten mit den Dokumenten.

- Der Transport von Dokumenten in Papierform wird minimiert.

- Reduzierung der Druckkosten.

- Die Laufzeiten durch den Postversand fallen weg.

- Durch die Zugangssicherung mittels Passwort werden die heutigen Ansprüche an den Datenschutz deutlich besser umgesetzt als dieses in Papierform möglich ist.

Darüber hinaus besteht natürlich weiterhin die Möglichkeit, Unterlagen per Post zu versenden, sofern der Einzelfall es erfordert.

Geräteauswahl

Nach Auswertung verschiedener Geräte durch die IT-Abteilung, kommen für die digitale Gremienarbeit folgende drei Endgeräte in Betracht:

1.Apple iPad 2018 32 GB WiFi, Spacegrau

24,63 cm (9,7 Zoll) / IPS-Retina Display mit Multi-Touch / A10 Fusion Chip mit 64-Bit Architektur / Integrierter M10 Coprozessor / 2GB RAM / 32GB eMMc Speicher / Wi-Fi, Bluetooth 4.2 / Unterstützt den Apple Pencil / iOS 11

( ca. 310,- € )

2.Samsung Galaxy Tab S2 T813 9.7 Wi-Fi Tablet Weiß, 24,58cm (9,7") QXGA Display, Android 6.0, 32GB, 8MP

Display: 24,58 cm (9,7") QXGA Display, 2.048 x 1.536 Pixel // Betriebssystem: Android 6.0 // Interner Speicher: 32GB (erweiterbar bis zu 128GB) // Kamera: 8MP Back, 2MP Front // Prozessor: Octa-Core 1.8GHz // RAM: 3GB // Schnittstellen: Bluetooth 4.1, WLAN 802.11 a/b/g/n/ac, GPS

( ca. 250,- € )

3.Lenovo YOGA TAB 3 PRO YT3-X90F 10,1" QHD IPS Display, Intel Atom x5 Z8550, 4 GB RAM, 64 GB Flash, Android 6.0, integr. Beamer

10,1 Zoll QHD IPS Display // 2560 x 1600 Pixel Auflösung // Intel Atom x5-Z8550 Quad-Core Prozessor // 4GB RAM // 64GB eMMC // WLAN 802.11 a/b/g/n/ac // Bluetooth 4.0 // GPS // Glonass // Kameras: Front 5MP; Rück 13MP // Micro USB // Micro SD Cardreader // Dolby Atmos® / 4-JBL Lautsprecher // Android 6.0 // integr. Beamer

( ca. 360,- € )

( Die Preise basieren jeweils auf dem Stand vom 21.08.2018. )

Zur Senkung der Beschaffungskosten der Geräte wird eine Sammelbestellung der Endgeräte vorgeschlagen. Die Gemeindevertretungen, die sich für eine Umsetzung der digitalen Gremienarbeit entscheiden, können dabei Endgeräte aus dem Pool über das Amt bestellen. Die Gemeinde muss sich dabei nicht auf ein einziges der o. g. Endgerät festlegen, sondern kann auch unterschiedliche Endgeräte (aus 1. - 3.) zur Verfügung stellen.

Auf den Endgeräten wird die ALLRIS-App installiert. Einerseits ermöglicht die App einen Offline-Betrieb; andererseits synchronisiert sie sich bei Netzzugang mit dem ALLRIS-Server.

Das jeweilige Endgerät wird von der Gemeinde leihweise zur Verfügung gestellt und wird nach Ende der Wahlzeit an diese zurückgegeben.

Informations- und Schulungsbedarfe

Für einen Informations- und Schulungsbedarf im Umgang mit den Geräten bzw. der ALLRIS-Software ist die Amtsverwaltung bereit, Schulungen mit der ALLRIS-App anzubieten.

Für kurzfristige Rückfragen stünden darüber hinaus auch die Mitarbeiter/innen, insbesondere der Mitarbeiter aus der IT-Abteilung, zur Verfügung.

Nutzung anderer (privater) Endgeräte

Die Nutzung privater Endgeräte für die digitale Gremienarbeit ist unter folgenden Voraussetzungen möglich:

-Der Mandatsträger / die Mandatsträgerin ist persönlich für die Einhaltung der Zugangssicherung (z.B. Passwortschutz), Datensicherheit (z.B. Verschlüsselung) und des Datenschutzes (Verarbeitung der Daten) auf den privaten Endgeräten verantwortlich.

Das schließt auch die endgültige Löschung der Daten nach der Amtszeit mit ein.

-Das Amt Bornhöved schließt jegliche Haftung bei Fehlbedienung, Fahrlässigkeit und Missbrauch aus.

-Die technische Wartung und Konfiguration der Geräte und der installieren Applikationen obliegt ausschließlich dem Mandatsträger / der Mandatsträgerin oder dem Eigentümer / der Eigentümerin.

Das Amt Bornhöved kann bei privaten Endgeräten keinen Support anbieten.

-Das Risiko technischer Defekte oder Beschädigungen am Endgerät während der dienstlichen Tätigkeit trägt der Mandatsträger / die Mandatsträgerin.

Das Amt Bornhöved übernimmt bei Schäden keinerlei Haftung.

Im Zuge der Einführung ist, unabhängig von der Nutzung zur Verfügung gestellter oder privater Geräte, von der Mandatsträgerin / dem Mandatsträger eine Erklärung zur Einhaltung der Datenschutz- und -sicherheitsmaßnahmen sowie zum Umgang mit zur Verfügung gestellten Geräten abzugeben. Der entsprechende Vordruck wird durch die Verwaltung erstellt.

Finanzielle Auswirkungen:

Je nach Auswahl der Endgeräte aus dem Pool fallen pro Mandatsträger zwischen 250,- € - 360,- € zzgl. ggf. Zubehör an.

Beschlussvorschlag:

Die Gemeindevertretung beschließt die Einführung der digitalen Gremienarbeit mit Tablet PCs. Hierzu sind die entsprechenden Änderungen in der Hauptsatzung bzw. in der Geschäftsordnung durch die Verwaltung vorzubereiten.

Es sollen folgende Geräte beschafft werden: (gemäß Beratung einzutragen)

Auf Wunsch kann eine Schutzhülle mit Standfunktion zusätzlich beschafft werden.

Entsprechende Haushaltsmittel sind für das HH-Jahr 2019 einzuplanen.

Anlage/n: