Vorlage - VO/2018/126/01Amt  

Sachverhalt:

A.  Darlehen, Zuschüsse, Erwerb und Veräußerung von Sachen, Forderungen und Rechten - § 11 Abs. 1 Buchst. b)

Vergabe von Aufträgen - § 11 Abs. 1 Buchst. d)

Der § 11 Abs. 1 der Hauptsatzung ermächtigt den Amtsvorsteher, innerhalb der dort festgelegten Wertgrenzen zu handeln.

Für

- unter anderem den Erwerb von Vermögensgegenständen (§ 11 Abs. 1 Buchst. b) und

- die Vergabe von Aufträgen (§ 11 Abs. 1 Buchst. d)

bedeutet das, dass er jeweils innerhalb einer Wertgrenze von 4.000 € bzw. 5.000 € frei entscheiden kann, ohne dass ihm ein Beschluss des Amtsausschusses vorliegen muss.

Oberhalb dieser Wertgrenze von 4.000 € / 5.000 € kann er hingegen nur mit Beschluss des Amtsausschusses handeln.

In der Praxis kann die in der Satzung festgelegte Grenze jedoch schnell überschritten werden.

Daher wurde in der Vergangenheit darauf zurückgegriffen, den Amtsvorsteher frühzeitig, also bspw. schon zum Zeitpunkt des Grundsatzbeschlusses, durch den Amtsausschuss zu ermächtigen, über Aufträge und Vergaben selbstständig weiter zu entscheiden.

(z.B.: Der Amtsvorsteher wird ermächtigt, ….)

Dieses hätte den Vorteil, dass der Amtsausschuss sich mit der gleichen Angelegenheit nicht mehrfach befassen müsste. Unter dem Aspekt des Vergaberechts wäre zudem meist auch überhaupt kein rechtlicher Handlungsspielraum mehr gegeben, sodass Ergebnisse in Vergabeverfahren dann durch den Amtsausschuss auch nur noch hätten „abgenickt“ werden können.

Eine solche frühzeitige, an den Amtsvorsteher erteilte Ermächtigung, haben die Kommunalaufsicht des Kreises bzw. das Innenministerium nun in anderer Sache bemängelt.

Von dort wird die Auffassung vertreten, dass der Amtsausschuss mit den in der Hauptsatzung festgelegten Wertgrenzen festgeschrieben hat, in welchem Rahmen sich der Amtsvorsteher geldlich bewegen darf bzw. welche Fälle dem Amtsausschuss zur abschließenden Entscheidung vorzulegen sind.

Solch ein Verfahren würde sich in der Praxis allerdings als sehr langwierig und in der Ausführung schwierig darstellen, weil der Amtsausschuss zu ein und derselben Sache dann mehrfach Beschlüsse fassen müsste und in der Folge eine zeitnahe Abwicklung praktisch unmöglich wird.

Lösung:

Um nun für die Zukunft auf der rechtlich sicheren Seite zu sein und trotzdem eine zeitnahe Abwicklung zu gewährleisten, käme hier als Lösung eine Änderung der Hauptsatzung mit einer Erhöhung der Wertgrenzen in § 11 Abs. 1 Buchst. b und d in Betracht.

Dabei könnten die Wertgrenzen wie folgt aussehen:

Beispiel 1Buchst. b:die Wertgrenze wird erhöht

         auf 25.000 €

Buchst. d:die Wertgrenze wird erhöht

         auf 25.000 €

Beispiel 2Buchst. b:die Wertgrenze wird erhöht

         auf 25.000 €

Buchst. d:die Wertgrenzen werden erhöht

         auf 25.000 € (ohne vorherige Ausschreibung) und

         auf 100.000 €, wenn der Auftragsvergabe eine Ausschreibung nach der VOB/VOL vorausgegangen ist

Beispiel 3Buchst. b:die Wertgrenze wird erhöht

         auf 25.000 €

Buchst. d:die Vergabe von Aufträgen (hier wird keine Wertgrenze eingesetzt)

Der Vollständigkeit halber dazu nachfolgende Informationen:

Der § 11 Abs. 1 Buchst. b beinhaltet auch Regelungen, zu denen das Einsetzen einer Wertgrenze rechtlich zwingend erforderlich, ist.

Bei § 11 Abs. 1 Buchst. d (Vergabe von Aufträgen) ist das Einsetzen einer Wertgrenze grundsätzlich nicht erforderlich, wird aber von der Verwaltung als zweckmäßig erachtet.

Aus Gründen der Ausgewogenheit und wegen der Praktikabilität sollte darauf geachtet werden, dass in den Fällen, in denen der Amtsvorsteher allein entscheiden kann, die Festlegung der Wertgrenzen bei den Buchstaben b und d gleich hoch sind.

Bei o. g. Beispielen handelt es sich lediglich um vorgeschlagene Wertgrenzen, die nach oben oder unten veränderbar sind.

Der Amtsvorsteher darf bisher bei Erwerb und Verfügung über Amtsvermögen nach den Buchstaben b (bis 4.000 €) und d (bis 5.000 €) ohne Beschluss entscheiden. Da diese Wertgrenze schnell erreicht bzw. überschritten werden kann, bietet es sich an, diese auf einen angemessenen Betrag zu erhöhen.

Bei folgenden Beispielen in jüngster Vergangenheit, war die Wertgrenze überschritten:

- Reparaturen am Aufzug

- WC-Sanierung

Beispielhaft sei zudem aufgezeigt, wie ein Verfahren künftig aussehen würde, belässt man es bei der jetzigen bzw. einer eher niedrigen Wertgrenze:

Eine Vergabeangelegenheit müsste u. U. drei Mal beraten werden:

1. Vorberatung des Grundsatzbeschlusses im Fachausschuss (Bauausschuss),

2. Grundsatzbeschluss im Amtsausschuss und

3. Vergabebeschluss im Amtsausschuss.

Zwischen dem 2. u. 3. Schritt findet das Vergabeverfahren statt (Preisumfrage oder Ausschreibung).

Nach Eingang der Angebote ist das Verfahren durch Auftragsvergabe innerhalb von 30 Tagen gem. § 10 VOB durchzuführen. § 10 VOL sieht dazu eine möglichst kurze Bindefrist zum Schutz des Bieters vor.

In der Regel geht man von 30 Tagen aus. Diese Frist darf nicht verlängert werden.

Dabei sind innerhalb der 30 Tage:

sämtliche Angebote zu prüfen (mitunter durch Ing. Büros/Fachabteilung), nicht vorgelegte Unterlagen nachzufordern und Angebote aufzuklären (i. d. R. vergehen zwei Wochen), ein Vergabevermerk zu erstellen, der Vergabebeschluss zu fassen und der Auftrag zu versenden.

Somit würden sich Sitzungstermine des Amtsausschusses künftig nach dem zeitlichen Erfordernis aus den Ausschreibungsverfahren richten. Zudem müsste mit deutlich mehr Sitzungen gerechnet werden.

B.  Entschädigungen - § 9

In der Finanzausschusssitzung am 20.11.2017 wurde vorgeschlagen, die Entschädigung für ehrenamtlich Tätige im Bereich der Sitzungsdienste anzupassen. Gemäß der Aussprache im Ausschuss wurde die Verwaltung gebeten, einen Entwurf für eine Entschädigungssatzung vorzubereiten.

Derzeit ist die Entschädigung der ehrenamtlich Tätigen in § 9 der Hauptsatzung festgelegt.

Bei Erlass einer Entschädigungssatzung, wäre § 9 der Hauptsatzung künftig überflüssig und kann aufgehoben werden.

Vorgenanntes bedarf einer Änderung der Hauptsatzung. Vorschläge zur Änderung der Hauptsatzung sind in den dieser Beschlussvorlage beigefügten Anlagen 1- 3 eingearbeitet.

Finanzielle Auswirkungen:

keine

Beschlussvorschlag:

Der Amtsausschuss beschließt die im Entwurf beigefügte „III. Nachtragssatzung zur Hauptsatzung des Amtes Bornhöved, Kreis Segeberg vom 10.06.2013“

a) entsprechend der Anlage ….

oder

b) entsprechend der Anlage .… mit folgenden Wertgrenzen ….

( …. ist entsprechend der Beschlussfassung zu ergänzen)

Anlage/n:

III. Nachtragssatzung (Entwürfe)