Vorlage - VO/2018/069/05GV  

Sachverhalt:

Der § 2 Abs. 2 der Hauptsatzung ermächtigt den Bürgermeister, innerhalb der dort festgelegten Wertgrenzen zu handeln.

Für den Erwerb

- von Vermögensgegenständen (§ 2 Abs. 2 Ziffer 4) und

- die Vergabe von Aufträgen (§ 2 Abs. 2 Ziffer 7)

bedeutet das, dass er jeweils innerhalb einer Wertgrenze von 5.000 € frei entscheiden kann, ohne dass ihm ein Beschluss der Gemeindevertretung vorliegen muss.

Oberhalb dieser Wertgrenze von 5.000 € kann er hingegen nur mit Beschluss der Gemeindevertretung handeln.

In der täglichen Praxis zeigt sich jedoch, dass im Rahmen der Vergabeverfahren der Auftragswert die in der Satzung festgelegte Grenze vielfach überschreitet.

Daher wurde in der Vergangenheit oftmals darauf zurückgegriffen, den Bürgermeister frühzeitig, also bspw. schon zum Zeitpunkt des Grundsatzbeschlusses, durch die Gemeindevertretung zu ermächtigen, über Aufträge und Vergaben selbstständig weiter zu entscheiden.

(z.B.: Der Bürgermeister wird ermächtigt, ….)

Dieses hatte den Vorteil, dass die Gemeindevertretung sich mit der gleichen Angelegenheit nicht mehrfach befassen musste.

Unter dem Aspekt des Vergaberechts war zudem überhaupt meist kein rechtlicher Handlungsspielraum mehr gegeben, sodass das Ergebnis des Vergabeverfahrens meist nur noch „abgenickt“ werden konnte.

Eine solche frühzeitige, an den Bürgermeister erteilte Ermächtigung, haben die Kommunalaufsicht des Kreises bzw. das Innenministerium nun bemängelt.

Von dort wird die Auffassung vertreten, dass die Gemeindevertretung mit den in der Hauptsatzung festgelegten Wertgrenzen festgeschrieben hat, in welchem Rahmen sich der Bürgermeister geldlich bewegen darf bzw. welche Fälle der Gemeindevertretung zur abschließenden Entscheidung vorzulegen sind.

Solch ein Verfahren stellt sich in der Praxis allerdings als sehr langwierig und in der Ausführung schwierig dar, weil die Gemeindevertretung zu ein und derselben Sache dann mehrfach Beschlüsse fassen muss und in der Folge eine zeitnahe Abwicklung praktisch unmöglich wird (dazu siehe auch spätere Ausführungen).

Lösung:

Um nun für die Zukunft auf der rechtlich sicheren Seite zu sein und trotzdem eine zeitnahe Abwicklung zu gewährleisten, käme hier als Lösung eine Änderung der Hauptsatzung mit einer Erhöhung der Wertgrenzen in § 2 Abs. 2 Ziffern 4 und 7 in Betracht.

Dabei könnten die Wertgrenzen wie folgt aussehen:

Beispiel 1Ziffer 4: die Wertgrenze wird erhöht

      auf 25.000 €

Ziffer 7: die Wertgrenze wird erhöht

      auf 25.000 €

Beispiel 2Ziffer 4: die Wertgrenze wird erhöht

      auf 25.000 €

Ziffer 7: die Wertgrenzen werden erhöht

      auf 25.000 € (ohne vorherige Ausschreibung) und

      auf 100.000 €, wenn der Auftragsvergabe eine Ausschreibung nach der VOB/VOL vorausgegangen ist

Beispiel 3Ziffer 4: die Wertgrenze wird erhöht

      auf 25.000 €

Ziffer 7: die Vergabe von Aufträgen (hier wird keine Wertgrenze eingesetzt)

Der Vollständigkeit halber dazu nachfolgende Informationen:

Bei § 2 Abs. 2 Ziffer 4 (Erwerb von Vermögensgegenständen) ist es rechtlich zwingend erforderlich, eine Wertgrenze einzusetzen.

Bei § 2 Abs. 2 Ziffer 7 (Vergabe von Aufträgen) ist das Einsetzen einer Wertgrenze grundsätzlich nicht erforderlich, wird aber von der Verwaltung als zweckmäßig erachtet.

Aus Gründen der Ausgewogenheit und wegen der Praktikabilität sollte darauf geachtet werden, dass in den Fällen, in denen der Bürgermeister allein entscheiden kann, die Festlegung der Wertgrenzen für den selbstständigen Vermögenserwerb und die Vergabe gleich hoch sind.

Bei o. g. Beispielen handelt es sich lediglich um vorgeschlagene Wertgrenzen, die nach oben oder unten veränderbar sind.

Der Bürgermeister darf bisher über den Erwerb von Vermögensgegenständen und Auftragsvergaben (Lieferungen und Bauleistungen) bis 5.000 € ohne Beschluss entscheiden. Bei folgenden Beispielen wäre eine Wertgrenze schnell erreicht bzw. überschritten:

-          Straßenunterhaltungsmaßnahmen

-          Knickpflegemaßnahmen

-          Winterdienst

-          Erwerb Vermögensgegenstände (zuletzt Beschaffung eines Kommunalfahrzeuges)

Beispielhaft sei zudem aufgezeigt, wie ein Verfahren künftig aussehen würde, belässt man es bei der jetzigen bzw. einer eher niedrigen Wertgrenze:

Eine Vergabeangelegenheit müsste u. U. drei Mal beraten werden:

1. Vorberatung des Grundsatzbeschlusses im Fachausschuss (Bauausschuss),

2. Grundsatzbeschluss in der Gemeindevertretung und

3. Vergabebeschluss Gemeindevertretung.

Zwischen dem 2. u. 3. Schritt findet das Vergabeverfahren statt (Preisumfrage oder Ausschreibung).

Nach Eingang der Angebote ist das Verfahren durch Auftragsvergabe innerhalb von 30 Tagen gem. § 10 VOB durchzuführen. § 10 VOL sieht dazu eine möglichst kurze Bindefrist zum Schutz des Bieters vor.

In der Regel geht man von 30 Tagen aus. Diese Frist darf nicht verlängert werden.

Dabei sind innerhalb der 30 Tage:

sämtliche Angebote zu prüfen (mitunter durch Ing. Büros/Fachabteilung), nicht vorgelegte Unterlagen nachzufordern und Angebote aufzuklären (i. d. R. vergehen zwei Wochen), ein Vergabevermerk zu erstellen, der Vergabebeschluss zu fassen und der Auftrag zu versenden.

Somit würden sich viele Sitzungstermine der Gemeindevertretung künftig nach dem zeitlichen Erfordernis aus den Ausschreibungsverfahren richten. Zudem müsste mit deutlich mehr Sitzungen gerechnet werden.

Die Wertgrenzen sind mit einer III. Nachtragssatzung zur Hauptsatzung neu festzulegen.

Die oben aufgezeigten Beispiele sind in den dieser Beschlussvorlage beigefügten Anlagen 1- 3 eingearbeitet.

Finanzielle Auswirkungen:

keine

Beschlussvorschlag:

Die Gemeindevertretung beschließt die im Entwurf beigefügte „III. Nachtragssatzung zur Hauptsatzung der Gemeinde Schmalensee, Kreis Segeberg vom 07.06.2013“

a)             entsprechend der Anlage ….

oder

b)             entsprechend der Anlage .… mit folgenden Wertgrenzen ….

( …. ist entsprechend der Beschlussfassung zu ergänzen)

Anlage/n:

III. Nachtragssatzung (Entwürfe)