Vorlage - VO/2017/426/03GV
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Im Rahmen der letzten Finanzausschusssitzung wurde die Verwaltung gebeten darzulegen, wie mit Einwendungen zu Niederschriften umzugehen ist. Eine entsprechende Information sollte dazu in die nächste Gemeindevertretersitzung eingebracht werden.
Im Nachfolgenden ist einerseits dargestellt, wie Niederschriften rechtlich überhaupt einzuordnen sind und andererseits, wer welche Möglichkeiten hat, Einwendungen zu erheben.
Allgemeines
Über die Sitzungen der Gemeindevertretung und der Ausschüsse sind Niederschriften anzufertigen. Diese sollen den Ablauf in den Sitzungen sowie die gefassten Beschlüsse dokumentieren und auch zu späteren Zeitpunkten noch nachvollziehbar machen.
Die schriftlich abzufassende Niederschrift muss dabei mindestens enthalten (vgl. § 18 der Geschäftsordnung der Gemeinde Damsdorf):
- Ort, Tag, Beginn und Ende sowie Unterbrechungen der Sitzung
- Namen der anwesenden und fehlenden Mitglieder der Gemeindevertretung
- Namen der anwesenden Verwaltungsmitarbeiter/-innen, der geladenen Sachverständigen und geladenen Gäste
- Feststellung der Ordnungsmäßigkeit der Einladung
- Feststellung der Beschlussfähigkeit
- die Tagesordnung
- den Wortlaut der Anträge und Beschlüsse sowie das Ergebnis der Abstimmungen
- den wesentlichen Inhalt der bedeutungsvollen Erklärungen, Anfragen, Bemerkungen und Stellungnahmen
- Ausschluss und Wiederherstellung der Öffentlichkeit
Vorweg sei gesagt, dass Beschlüsse nicht erst mit ihrer Aufnahme in die Niederschrift wirksam werden, sondern vielmehr zum Zeitpunkt der Abstimmung.
Die Niederschrift selbst hat also keine rechtsbegründende Wirkung, gleichwohl stellt sie eine öffentliche Urkunde dar, welcher besondere Beweiskraft zukommt. Der Protokollführer erstellt die Niederschrift daher unter Berücksichtigung der Anforderungen, wie sie auch an eine öffentliche Urkunde zu stellen sind.
Die so gefertigte Niederschrift wird schließlich vom Protokollführer unterzeichnet, anschließend durch den Vorsitzenden. Die Niederschrift wird erst dann verbindlich, wenn alle erforderlichen Unterschriften geleistet wurden. Solange die Niederschrift nicht vom Protokollführer und vom Vorsitzenden unterzeichnet ist, besteht die Niederschrift also zunächst nur im Entwurf, entfaltet also noch keine Beweiskraft.
Da beide, also der Protokollführer und der Vorsitzende, die Niederschrift unterschreiben, muss zwischen ihnen auch Einigkeit über den Inhalt der Niederschrift bestehen. Es empfiehlt sich daher, dass sich beide schon im Vorwege abstimmen. Einigen sich Protokollführer und Vorsitzender hingegen nicht, so entscheidet das Gremium in der nächst möglichen Sitzung über den Entwurf.
Ist eine Sitzung von verschiedenen Personen geleitet worden (bspw. wenn Ausschließungsgründe vorlagen und der „eigentliche“ Vorsitzende zu einzelnen Tagesordnungspunkten ausgeschlossen ist), unterschreiben auch diese weiteren Vorsitzenden die Niederschrift. In solch einer Niederschrift ist dann deutlich zu machen, welcher Vorsitzende zu welchem Tagesordnungspunkt unterschrieben hat.
Einwendungen zur Niederschrift
Die zwischen dem Protokollführer und dem Vorsitzenden abgestimmte Niederschrift wird allen Mitgliedern der Gemeindevertretung/des Ausschusses übermittelt. Einwendungen gegen die Niederschrift können von allen Personen erhoben werden, die in den Sitzungen Anwesenheits- und Rederecht haben; dieses können in ehrenamtlich verwalteten Gemeinden sein:
in der Gemeindevertretung:-die GV-Mitglieder
- der Amtsvorsteher
- der Leitende Verwaltungsbeamte
- bürgerliche Ausschussvorsitzende
- die Gleichstellungsbeauftragte
- der Vorsitzende von Beiräten für gesellschaftlich bedeutsame Gruppen (§ 47e II GO)
- Personen als sogenannte „Sachkundige“, wenn sie unrichtig oder unvollständig zitiert werden (§ 16c II GO)
in den Ausschüssen:-die GV-Mitglieder
- der Amtsvorsteher
- der Leitende Verwaltungsbeamte
- bürgerliche Ausschussmitglieder
- die Gleichstellungsbeauftragte
- der Vorsitzende von Beiräten für gesellschaftlich bedeutsame Gruppen (§ 47e II GO)
- Personen als sogenannte „Sachkundige“, wenn sie unrichtig oder unvollständig zitiert werden (§ 16c II GO)
Einwendungen gegen die Niederschrift können erhoben werden, wenn bspw. Mindestbestandteile fehlen, fehlerhaft wiedergegeben wurde oder der geschilderte Verlauf der Beratung sich anders dargestellt hat. Rein stilistische Änderungswünsche hingegen sind keine Einwendungen im Sinne der Vorschrift.
Änderungen zur Niederschrift werden i. d. R. in der folgenden Sitzung unter dem TOP „Einwendungen zur Niederschrift vom …“ behandelt. Ein Änderungsantrag, seine Beratung sowie die anschließende Beschlussfassung werden dokumentiert. Die Beschlussfassung über den Änderungsantrag bedarf dabei der Mehrheit nach § 39 I GO.
Wird ein Antrag auf Änderung der Niederschrift abgelehnt, so stehen dem Antragsteller weitere Rechte nur zu, wenn die von ihm selbst stammende Äußerung oder sein Verhalten nicht korrekt beschrieben wird und er damit in eigenen Rechten verletzt wird. Ein subjektives Recht auf umfassende Richtigkeit und Vollständigkeit der Niederschrift hat der einzelne Antragsteller hingegen nicht.
Eine Änderung der Niederschrift kann nicht nur in der darauffolgenden Sitzung, sondern auch noch in späteren Sitzungen beantragt werden. Das gilt auch, wenn in einer vorherigen Sitzung auf Befragen Bedenken gegen die Niederschrift nicht erhoben worden sind.
aber: Gemeindevertreter (bzw. in Ausschüssen die Ausschussmitglieder), die einer Niederschrift ausdrücklich zugestimmt haben, haben ihr Recht auf Beantragung einer Änderung verwirkt. Eine Ausnahme besteht hier nur, wenn zwischenzeitlich Umstände eingetreten sind, die eine neue Beurteilung der Fassung der Niederschrift zulassen oder notwendig machen.
Außenstehende, über die in Wortbeiträgen von Redeberechtigten berichtet wird oder die zitiert werden, haben keinen Anspruch auf Änderung der Niederschrift, wenn der Bericht oder das Zitat ihrer Meinung nach fehlerhaft oder wahrheitswidrig ist. Sie können aber ggf. den zivilen Rechtsweg beschreiten.