Auszug - Prüfung der Eröffnungsbilanz 2011  

Frau Eglinski begrüßt die Anwesenden und beginnt mit einer verkürzten Version der in den amtsangehörigen Gemeinden vorgestellten Power-Point-Präsentation zu den Eröffnungsbilanzen Der Schulverband hat im Jahr 2009 den Beschluss gefasst, das neue kommunale Rechnungswesen mit seinem 3-Komponenten-System anzuwenden. Das Kernstück dieses 3-Komponenten-Systems ist die Bilanz, dessen Aufbau ähnlich der Bilanzen der Gemeinden ist. Das Vorgehen zur Erstellung der Bilanz wird wie folgt erläutert:

Die Aktiv-Seite der Bilanz beinhaltet die Mittelverwendung, also das Anlagevermögen und das Umlaufvermögen.

Die Passiv-Seite der Bilanz beinhaltet die Mittelherkunft.

Die Bewertung erfolgt auf Basis der Anschaffungs- oder Herstellkosten. Liegen diese Kosten nicht vor, so darf ein Ersatzwert bestimmt werden, für die Bildung eines solchen liegen gesonderte Vorschriften vor.

Der Schulverband besitzt an Anlagevermögen immaterielle Vermögensgegenstände und Sachanlagen. Hier sind im Wesentlichen die bebauten Grundstücke und grundstückgleichen Rechte zu nennen, sowie die Betriebs- und Geschäftsausstattung, die Maschinen und technischen Anlagen und Fahrzeuge sowie die geleistete Anzahlungen/ Anlagen im Bau.

Das Umlaufvermögen besteht mit seinen Forderungen im Wesentlichen aus den Forderungen gegenüber der Einheitskasse beim Amt, so dass sich die Gesamtbilanzsumme auf 5.158.253,29 € beläuft.

Die Passivseite der Bilanz weist an wesentlichen Positionen die Sonderposten aus. Das sind erhaltene Zuwendungen und Zuschüsse für die Beschaffung von Vermögen sowie die Verbindlichkeiten, die durch die Übernahme der Kredite der Gemeinde Bornhöved im Rahmen des Übergangs des Eigentums der Schulen von der Gemeinde Bornhöved an den Schulverband mit übernommen wurden.

Die Differenz der Summe der Mittelherkunft zur Bilanzhöhe ist das Eigenkapital, welches sich in die allgemeine Rücklage und die Ergebnisrücklage aufteilt.

In der ersten Eröffnungsbilanz ist die Aufteilung auf allgemeine Rücklage und Ergebnisrücklage in ihrer Höhe festgesetzt. In den weiteren Eröffnungsbilanzen wird im Rahmen der Jahresabschlüsse durch den Finanzausschuss eine Empfehlung über den Prozentsatz der Ergebnisrücklage ausgesprochen. Dieser darf höchstens 25 % und soll mindestens 10 % der allgemeinen Rücklage betragen.

Folgende Fragen wurden auf die Vorstellung durch Frau Eglinski gestellt:

1. Frage: Ist die kamerale Rechnungslegung zum 31.12.2010 vorhanden?

 Die Liquidität ist in der Bilanz mit 0 € ausgewiesen. Ist hier eine Diskrepanz zwischen Liquidität und Jahresabschluss 2010 vorhanden?

 Antwort: Beim Amt wird eine gemeinsame Einheitskasse geführt. Daher hat der Schulverband keine liquiden Mittel, sondern der Bestand aus dem Jahresabschluss 2010 findet sich unter „sonstige öffentlich/rechtliche Forderungen“.

2. Frage: Ist es richtig, dass Forderungen laut Gesetz wertzuberichtigen sind, damit ein tatsächliches Bild der Vermögenslage dargestellt wird und dass hierfür ein vorheriger Beschluss notwendig ist, sowie dass eine Vollständigkeitserklärung ggü. dem Prüfungsausschuss abgegeben werden muss?

 Zu dieser Frage ergab sich eine etwas längere Diskussion, die letztendlich dazu führte, dass über folgenden Antrag von Herrn Voss abgestimmt werden musste:

 Die Vollständigkeitserklärung liegt nicht vor. Daher wird beantragt, die Sitzung abzubrechen:

Abstimmungsergebnis dafür: 1 dagegen: 4 Stimmenthaltung: 0

 Frau Eglinski sagte in der Sitzung zu, eine Vollständigkeitserklärung zur Schulverbandsversammlung nachzureichen, wenn sie explizit gewünscht wird. Außerdem erläutert sie die Notwendigkeit der Wertberichtigung und die Vorgehensweise. Eine Aufstellung der einzelnen Gründe für Wertberichtigung wird ebenfalls zur Schulverbandsversammlung nachgereicht.

 Anmerkung der Verwaltung zur rechtlichen Grundlage der Vollständigkeitserklärung:

 Zwischen dem Landesrechnungshof und den Landräten von fünf Kreisen, die bereits eine Eröffnungsbilanz aufgestellt hatten, wurde vereinbart, dass die erforderliche Prüfung der jeweiligen Eröffnungsbilanz in Kooperation des Landesrechnungshofes mit dem originär zuständigen jeweiligen Rechnungsprüfungsamtes des Kreises durchgeführt wird. Dieses frei gewählte Prüfungsteam bediente sich einer sogenannten Vollständigkeitserklärung, welche sicherstellen sollte, dass den Prüfern alle für die Darstellung der Vermögens- und Finanzlage maßgeblichen Sachverhalte vorgelegt wurden.

Selbst im Zusammenhang mit dem Kommentar zu § 54 der Gemeindehaushaltsverordnung Doppik Schleswig-Holstein (GemHVO Doppik), dass die „Handreichung über die wesentlichen Ergebnisse aus der Querschnittsprüfung für die Berücksichtigung bei der Erstellung der Eröffnungsbilanz empfohlen wird“, ergibt sich hieraus noch keine Pflicht zur grundsätzlichen Vorlage einer solchen Vollständigkeitserklärung.

Auch die Arbeitsgruppe des neuen kommunalen Rechnungswesens Schleswig-Holstein (NKR) hat sich mit dieser Frage befasst. Das Fazit dieser Arbeitsgruppe ist: die Einholung einer Vollständigkeitserklärung liegt im Ermessen der örtlichen Rechnungsprüfung. Die Abgabe einer solchen Erklärung ist freiwillig und kann folglich von der geprüften Stelle auch verweigert werden.

Im Zeitrahmen von Januar bis März 2016 war das Gemeindeprüfungsamt des Kreises Segeberg in der Amtsverwaltung und hat die Eröffnungsbilanzen für die Gemeinden Trappenkamp, Gönnebek und ansatzweise für die Gemeinde Stocksee geprüft. In der Prüfungsmitteilung des Gemeindeprüfungsamtes steht ebenfalls lediglich die Empfehlung, sich einer solchen Vollständigkeitserklärung zu bedienen.

Abschließend ist festzuhalten, dass die Anforderung einer Vollständigkeitserklärung nicht in einer Sitzung zur Prüfung der Bilanz sondern idealer Weise so rechtzeitig zu erfolgen hat, dass diese mit den Unterlagen zur Vorbereitung auf die Sitzung verschickt werden kann.

3. Wurde sich für die Ausweisung der Verbindlichkeiten Saldenbestätigungen bedient?

 Antwort: Dies ist der Fall.

4. Frage: Hat eine Inventur stattgefunden?

 Antwort: Inventuren haben im Sommer 2008 stattgefunden.

5. Frage: Wird die Periodenabgrenzung berücksichtigt?

 Antwort: Eine Periodenabgrenzung findet statt.

6. Frage: Sind die Besonderheiten der nachträglichen Herstellkosten ausreichend berücksichtigt worden?

 Antwort: Eine Berücksichtigung der Problematik zwischen Aufwendung und nachträglichen Herstellkosten hat stattgefunden.

7. Frage: Im Anlagenachweis ist ein Schlagzeug mit 1 EUR vorhanden. Bei den Zuschüssen ist ein Anlagegutzuschuss für Schlagzeug mit über 1.000 EUR enthalten. Ist das richtig?

 Antwort: Diese beiden Anlagegüter gehören nicht zusammen. Der Schulverband besitzt mehrere Schlagzeuge.

Zur Fassung des Empfehlungsbeschlusses des Finanzausschusses wird festgehalten:

• In den Erläuterungen zu den einzelnen Bilanzpositionen müssen die Summen der Verbindlichkeiten angepasst werden.
• Das Logo des Schulverbandes ist auf das aktuelle Logo zu ändern.
• Eine Einzelaufstellung über das Vorgehen bei der Wertberichtigung wird zur Schulverbandsversammlung bereitgestellt.
• Die Vollständigkeitserklärung wird der Schulverbandsversammlung vorgelegt.

Beschluss:

Der Finanzausschuss hat die Eröffnungsbilanz 2011 mit den zugehörigen Anlagen geprüft.

Dabei sind vorstehende Beanstandungen erhoben worden.

Der Finanzausschuss empfiehlt der Schulverbandsversammlung, die Eröffnungsbilanz 2011 mit den genannten Änderungen zu beschließen.

 Abstimmungsergebnis dafür: 4 dagegen: 1 Stimmenthaltung: 0